O relatório anual sem fins lucrativos é mais eficaz quando é escrito e projetado com a importância e o uso do documento em mente. O documento serve como um boletim, reconhecimento para doadores e outros apoiadores, uma chance de compartilhar informações com a comunidade sem fins lucrativos e uma ferramenta de marketing para atrair novos apoiadores. Os leitores do relatório anual buscam informações sobre quantidade, qualidade e resultados sobre programas, clientes e renda. Relatórios anuais bem elaborados incluem um balanço de narrativas, fotografias, listas e representações gráficas de dados financeiros. Um relatório anual bem escrito conta as histórias individuais por trás dos gráficos de pizza e das listas de doadores.
Determine o conteúdo do seu relatório anual. Quer sua publicação seja uma revista espessa e brilhante ou um boletim informativo de quatro páginas, seus leitores procurarão informações específicas em seu relatório anual: uma carta de uma página do presidente ou diretor executivo da organização sem fins lucrativos, relatórios sobre realizações organizacionais, relatórios de programas especiais ou grandes divisões, relatórios financeiros, uma lista de membros do conselho e funcionários-chave, e uma lista de doadores organizada por quantidade e em ordem alfabética por nome.
Use uma escrita clara, simples e honesta com um tom informal e profissional. Indique claramente os fatos e use um tom descontraído e pessoal para escrever sobre as realizações e as histórias pessoais que descrevem o impacto nos clientes e na comunidade.
Escolha palavras em sua escrita que transmitam positividade, orgulho e compromisso à sua missão. Evite escrita desnecessariamente dramática, mas compartilhe informações que envolvam o leitor e apele aos doadores que sentem um senso de parceria em seu trabalho. Por exemplo, conte a história de um cliente para descrever as realizações de um programa e conectar as atividades à missão da sua organização.
Inclua algumas barras laterais para destacar dados importantes dos relatórios do programa, como a divisão dos clientes por idade e etnia ou os participantes de um programa de procura de emprego e seu status no final do ano. Esta informação resumida ajuda os leitores a compreender a linha de fundo dos artigos e também adiciona uma perspectiva humana.
Prepare o visual para suas informações financeiras usando os dados em seu relatório financeiro para mostrar tendências, totais e resumos. Por exemplo, crie um gráfico de pizza que mostre a porcentagem de orçamento usada por cada departamento ou um gráfico de barras que mostre as alterações nas doações nos últimos quatro anos. Use uma caixa de texto para listar o total de fundos recebidos de diferentes tipos de doadores, como fundação e indivíduo. O visual financeiro fornece aos leitores instantâneos memoráveis.
Escolha as fotos que você usará para ajudar a contar as histórias. Você pode usar fotos de uma casa que sua organização ajudou a construir, alunos em seu programa pós-escola, animais em seu abrigo de resgate, árvores plantadas em escolas da região ou funcionários que organizam um walk-a-thon.
Dicas
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Escolha a formatação com base na duração e no conteúdo do seu relatório anual. Um relatório extenso pode se beneficiar de seções, como programas, realizações, finanças e doadores. Você pode optar por dividir o texto intercalando as fotos e os gráficos em uma narrativa em execução separada apenas por títulos.
O típico leitor de relatórios anuais está mais interessado na carta do CEO ou presidente do conselho, no nome do leitor na lista de doadores, legendas de fotos e totais financeiros, de acordo com o Board Café no site da Blue Avocado.
