Para que o seu escritório funcione com eficácia e eficiência, você precisará agendar seus compromissos corretamente. Permitir muito tempo para passar entre os compromissos desperdiçará tempo precioso e reduzirá a produtividade. Por outro lado, agendamentos excessivamente agendados podem levar a longos períodos de espera, o que irritará os clientes e, possivelmente, fará com que eles se levantem e saiam. Existem algumas coisas que você deve considerar para criar um cronograma que beneficiará a todos.
Decida se você deseja usar um livro de compromissos ou um programa de software. Ambos são igualmente eficazes, embora o computador possa extrair informações muito mais rapidamente do que procurar por ele em um livro. Livros de compromisso e programas de software estão amplamente disponíveis nas lojas e online. Outra opção é usar um calendário baseado na Web gratuito para o seu agendamento; isso oferece a vantagem de acesso de qualquer computador.
Bloqueie todos os dias em que seu escritório será fechado. Isso pode incluir finais de semana, feriados, datas de férias e qualquer outra ocorrência que possa fazer com que o escritório seja fechado. Bloquear essas datas com antecedência garantirá que você não agende compromissos acidentalmente quando ninguém estiver por perto.
Bloqueie as horas do dia em que você não está agendando compromissos. Por exemplo, você pode não começar a marcar consultas até depois das 9h da manhã. Depois, você pode levar uma hora para almoçar do meio-dia às 13h. Seu dia no escritório pode terminar às 17h, então você não vai querer agendar compromissos depois das 16h30.
Decida a quantidade de tempo que você precisa para cada compromisso. Um consultório médico pode definir seu tempo em blocos de quinze minutos, enquanto um salão de cabeleireiro pode optar por trinta minutos. Se um compromisso demorar mais do que isso, dois blocos de tempo podem ser reservados para uma pessoa. Por exemplo, um perm pode demorar uma hora. Um cabeleireiro poderia separar dois blocos de meia hora para aquele cliente.
Faça os compromissos com base nas necessidades do cliente. Se o cliente tiver que estar em casa até as 15h. para seus filhos saírem do ônibus da escola, você vai querer marcá-la para uma das 13:00. compromisso. Sempre faça o seu melhor para acomodar o cliente.
Dicas
-
Sempre entregue ao cliente um cartão de compromisso para lembrá-lo de seu futuro compromisso. Ligue para todos os compromissos no dia anterior para confirmar que eles ainda estão chegando.
Aviso
Se você cobrar por não comparecimento, deverá informar aos clientes quando eles agendarem a consulta.
