Muitas organizações programam os funcionários para trabalhar 24-7, 365 dias por ano para atender às demandas de trabalho e fornecer um nível de serviço mais alto do que os concorrentes. O agendamento efetivo de funcionários para cobrir essas mudanças exige o equilíbrio entre a demanda esperada, os níveis de serviço desejados, a disponibilidade e os custos dos funcionários. Como os salários e benefícios geralmente são os maiores itens de linha dentro de um orçamento de departamento, a precisão do agendamento tem um impacto direto no resultado final. Muitas empresas confiam no software de agendamento, também chamado de pacotes de gerenciamento da força de trabalho, para auxiliar nessa importante tarefa.
Itens que você precisará
-
Relatórios de produtividade
-
Software de planilhas
-
Software de gerenciamento da força de trabalho (opcional, mas recomendado)
Como agendar empregados 24-7
Entenda as tarefas de negócios que exigem cobertura de equipe, como responder a chamadas de entrada de vendas, responder a e-mails de clientes ou inserir pedidos de fax. Reconhecer as metas de negócios, métricas e expectativas de nível de serviço ao cliente para cada tarefa. Determine o tempo médio necessário para concluir cada tarefa de forma eficaz. Identifique quaisquer fatores que possam influenciar positiva ou negativamente a produtividade da equipe.
Determine quem concluirá o trabalho (por exemplo, representantes, gerentes) e em quais locais da empresa. Se houver vários locais de trabalho, descubra se há diferenças de fuso horário. Considere o seu mix de funcionários em tempo parcial e em tempo integral.
Familiarize-se com quaisquer políticas da empresa ou regulamentos legais que possam afetar suas decisões de programação. Procure informações do departamento de recursos humanos.
Previsão de demanda de negócios usando dados, relatórios e software de previsão. Analise o volume de trabalho histórico para os mesmos períodos de tempo.Considere flutuações de demanda futuras por sazonalidade, alterações de produto, publicidade, condições de mercado, crescimento ou declínio de negócios e outros fatores relevantes. Identifique o volume total de trabalho esperado, dividido por incrementos de tempo, como mês, semana, dia e hora. Ao criar uma previsão de demanda muito detalhada, você pode prever com mais precisão as necessidades de pessoal.
Preveja as exceções de equipe, que são as horas em que os funcionários ficarão indisponíveis para concluir as tarefas de trabalho. As exceções incluem tempo de doença, tempo de férias, pausas, reuniões e treinamento. Revise informações históricas e crie suposições sobre o futuro tempo de exceção.
Crie um modelo de pessoal e “what if” usando o software de gerenciamento de força de trabalho (WFM) ou Microsoft Excel As entradas devem incluir tarefas, produtividade, carga de trabalho esperada e previsões de exceções As saídas incluirão os níveis projetados de serviço ao cliente, equipe e projetos de turno. modelos.
Finalize o modelo de recrutamento / demanda e crie um plano para cobrir as mudanças necessárias. Programe os funcionários da linha de frente e o pessoal de gerenciamento. Muitas empresas permitem que funcionários com a maior senioridade e o melhor desempenho no trabalho escolham os turnos desejados.
Monitore e ajuste continuamente os cronogramas, com base nas necessidades de negócios em constante mudança.
Dicas
-
Muitos empregadores oferecem incentivos para os funcionários que trabalham nos turnos menos desejados, pagos dentro do salário por hora ou como bônus.
Como o volume de trabalho flutua, é comum agendar funcionários suficientes para lidar com as horas mais movimentadas ou de pico em um determinado turno e, em seguida, usar menos horários para treinamento ou pausas.
Aviso
Embora mudanças e horários em constante mudança possam se alinhar às suas necessidades de negócios, muitas mudanças podem afetar negativamente o moral dos funcionários. A maioria dos funcionários prefere agendas consistentes.
