A validação da fatura é necessária para qualquer negócio; envolve cobranças cruzadas recebidas ou faturadas com valores pagos ou recebidos.A maioria dos sistemas contábeis é automatizada, mas há ocasiões em que pode ser necessário validar manualmente as faturas. Pequenas empresas podem validar manualmente todas as faturas, o que funciona desde que haja um sistema de freios e contrapesos para reduzir a desonestidade dos funcionários.
Faturas recebidas
Um funcionário deve compilar as faturas à medida que elas chegam, separá-las por fornecedor e éter as verificar pessoalmente ou encaminhá-las ao funcionário responsável pela conta individual. Se uma fatura é válida depende de vários fatores, é essencial que eles acabem no local correto. Um funcionário deve então verificar cada item, registrar a fatura e encaminhar a fatura para pagamento. Indivíduos responsáveis pela validação de faturas nunca devem ter acesso a fundos para pagamento.
Faturas de saída
Todas as faturas de saída devem ser verificadas quanto à precisão antes do envio pelo correio. Enquanto um indivíduo ou departamento pode ser responsável pela entrada de itens, incluindo vendas e taxas de serviço, custos de mão de obra alocados e quaisquer materiais e suprimentos usados para um trabalho específico. Cada fatura deve ser cruzada com a conta do cliente associada, a fim de aumentar a satisfação do cliente através de faturamento preciso e diminuir as despesas com mão-de-obra causadas pelas correções da fatura.
Pagamentos
Depois que as faturas forem validadas, elas serão transferidas para um indivíduo ou departamento para processamento de pagamento. É absolutamente essencial que o responsável pela validação de faturas não tenha acesso a fundos de pagamento. Esse sistema de verificações e saldos garante que os funcionários não tenham a oportunidade de falsificar cheques, pagar faturas inexistentes ou falsificadas ou realizar outras práticas desonestas.
Afirmações
Quando as declarações chegam ou são enviadas, elas devem ser cruzadas com cada fatura de cliente ou fornecedor para garantir a precisão. As empresas que operam com base estritamente manual precisam implementar um sistema de arquivamento efetivo; todas as faturas devem ser copiadas, se necessário, e arquivadas com o nome do cliente ou fornecedor. Quando as declarações chegam, um indivíduo ou departamento separado deve verificar se cada cobrança e pagamento aparece com precisão na declaração. Separar o departamento de validação da declaração dos departamentos de fatura e pagamento garante mais precisão e desestimula o comportamento desonesto.
