Se você é palestrante, consultor ou educador, os seminários podem ser seus negócios. Se você é outro empresário, os seminários podem ser um dos melhores métodos para você comercializar seus negócios. Quaisquer que sejam suas razões para organizar um seminário, as mesmas etapas básicas devem ser seguidas para criar um evento que corra bem e impressione seus participantes.
Escolha o seu tópico. Se você é um consultor ou palestrante, é provável que tenha sido solicitado a falar com um grupo sobre um determinado tópico. Se você for proprietário de uma empresa e estiver organizando um seminário para promover sua empresa, deverá selecionar um tópico que atrairá seu público-alvo. Por exemplo, um advogado pode organizar um seminário gratuito para o público sobre planejamento imobiliário.
Selecione seu local. Tente estimar o número de participantes que você terá e escolha um local que tenha um amplo espaço para que todos possam se sentar confortavelmente. Você também terá que levar em consideração o preço ao selecionar um local. Alguns locais podem ter taxas de aluguel de várias centenas ou mesmo milhares de dólares, enquanto outros são muito mais razoáveis. Os hotéis costumam ter salas de banquete onde as empresas costumam realizar convenções, o que pode ser um bom ponto de partida para procurar um local.
Crie e envie convites. Dependendo do tamanho e da formalidade do seu evento, seus convites podem variar de um simples documento criado no Microsoft Word a um design sofisticado criado por um designer profissional. Envie seus convites com várias semanas de antecedência para permitir que os participantes planejem participar. Não envie os convites com antecedência tão longe que eles podem esquecer antes que a data do seminário chegue, no entanto. Você também pode enviar seus convites por e-mail, mas lembre-se de que eles podem acabar nas pastas de spam de vários destinatários.
Decida se você oferecerá almoço ou refeições ligeiras. Se o seu seminário durar várias horas, é um ótimo toque para ter refrescos leves disponíveis. Se o seu seminário começar no início da manhã ou for durante a hora do almoço, recomenda-se o almoço. Alguns locais têm a exigência de que você utilize os serviços de seu fornecedor interno ao realizar um evento na instalação. Certifique-se de conhecer as regras do seu contrato antes de pedir bebidas.
Crie seus materiais de apresentação. Faça cópias de folhetos ou imprima-os em uma impressora profissional. Você provavelmente vai querer criar uma apresentação do PowerPoint para que você tenha uma referência visual quando você ou seu orador estiverem apresentando material. Você pode criar facilmente um folheto para seus participantes selecionando "folhetos" em opções de impressão. Certifique-se de selecionar três por página e seus participantes poderão fazer anotações diretamente em seus folhetos.
Poucos dias antes do evento, finalize o seu número de participantes com base nos seus RSVPs. Se preferir, você pode ligar para outras pessoas convidadas para lembrá-las do evento e dar a elas uma última chance de se inscrever. Deixe uma mensagem para alguém que você não alcance, se possível, e instrua-os a ligar para você o mais breve possível se eles planejarem participar.
Crie uma folha de login e marcas de nome. É bom para os participantes do seminário conhecer outras pessoas e ver imediatamente o nome e o local de origem. Elimina alguns dos sentimentos desconfortáveis que as pessoas têm quando se apresentam a novas pessoas. Uma folha de inscrição será útil se você planeja oferecer qualquer tipo de créditos de educação continuada aos seus participantes, ou se você simplesmente deseja manter contato com seus participantes após o seminário. Você pode pedir seus nomes, endereços, números de telefone e endereços de e-mail. É aconselhável oferecer uma caixa que eles possam verificar se não desejam receber mais comunicações de você.
Crie pacotes para cada configuração de tabela. Você pode querer incluir folhetos e outros materiais promocionais sobre o seu negócio. Você também vai querer fornecer algo para os participantes escreverem e uma caneta para eles escreverem. Se você não tiver esses itens com o logotipo de sua empresa, o local onde você está realizando seu evento pode ter canetas e blocos que eles ficariam felizes em fornecer.
Confirme os detalhes com sua pessoa de contato em seu local alguns dias antes do evento. Você também deve confirmar uma contagem final com o seu fornecedor, se você está tendo comida servida. Certifique-se de informar seu fornecedor se precisar deles para fornecer produtos de papel, como pratos, guardanapos ou copos. Faça quaisquer arranjos de pagamento necessários. Alguns locais e fornecedores exigem pagamento antecipado, enquanto outros ficam felizes em receber dinheiro no dia do seu evento.
Configure seu local no dia anterior ou na manhã do seu evento. Você vai querer ter certeza de que sua equipe do local tenha o quarto configurado da maneira que você pediu. Você também vai querer colocar seus pacotes e outros materiais em cada local antes de seus convidados chegarem. Caminhe pela sala e certifique-se de que todos tenham uma visão clara de você ou de seu interlocutor na frente da sala.
Planeje para você ou um representante de sua empresa para estar presente quando os primeiros convidados começarem a chegar no dia do seu evento. Você vai querer cumprimentar as pessoas e encaminhá-las para a ficha de inscrição, a localização dos banheiros e as bebidas.
Dicas
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Tente ficar o mais organizado possível ao planejar seu seminário. Pequenos detalhes podem tender a sobrecarregá-lo, e quanto mais organizado você estiver conduzindo ao evento, mais suavemente ele será executado no grande dia.
Aviso
Você sempre terá alguns participantes que reservaram um lugar no seu seminário que não aparecem no dia do evento. Surgem emergências ou surgem outros problemas que impedem que algumas pessoas realmente venham. Não deixe que isso te incomode. Provavelmente, haverá uma ou duas pessoas que aparecerão no último minuto e perguntarão se ainda podem participar.
