A informática está nos levando a uma era de armazenamento eletrônico. Empresas de todos os tipos estão tendendo na direção do escritório sem papel em um esforço para reduzir custos e aumentar a eficiência. Apesar dessa crescente ênfase em dados computadorizados, grande parte do negócio conduzido ainda depende do armazenamento de documentos em papel. A decisão de usar arquivos laterais ou verticais em um ambiente de escritório depende de vários fatores.
Registro histórico
Ao longo dos anos, a necessidade de manutenção de registros aumentou com o crescimento da população e o surgimento de novos negócios. Profissões como direito e medicina exigem registros escritos completos e precisos das relações com os clientes. Fabricantes e varejistas confiam nos arquivos dos clientes para direcionar as vendas e registrar as compras. No passado, a necessidade de armazenamento de documentos criou nichos da indústria para empresas que se esforçam para atender a uma variedade de necessidades de arquivamento. O armazenamento de documentos no local de trabalho evoluiu de papéis empilhados em prateleiras e em cubículos para sistemas de arquivamento bem pensados, disponíveis em muitos fabricantes.
Sistemas de Arquivamento Vertical
Os gabinetes verticais são os mais antigos dos principais gabinetes de arquivo em uso popular. Eles podem ser construídos de madeira ou metal e estão disponíveis com duas, quatro ou cinco gavetas. Arquivos de duas gavetas são produzidos para corresponder às alturas padrão da mesa como uma questão de compatibilidade de trabalho. Os arquivos verticais de cinco gavetas normalmente têm 60 polegadas de altura e não são comumente usados em escritórios de trabalho porque as gavetas superiores são muito altas para facilitar o acesso. Eles são usados em áreas de armazenamento em massa, onde o espaço é um prêmio. Arquivos verticais são fornecidos em dois tamanhos básicos de gaveta para acomodar documentos de tamanho padrão e carta legal.
Sistemas de arquivamento lateral
Arquivos laterais oferecem algumas vantagens distintas sobre arquivos verticais. Eles podem acomodar documentos de tamanho carta e legal. Lateral arquivos geralmente fornecem tanto quanto um terço mais sala de arquivamento do que gavetas de arquivos verticais. Porque eles estão disponíveis em alturas de mesa, eles servem o duplo propósito de arquivo e credenza. Ambas as gavetas são facilmente acessadas enquanto estão sentadas. Onde a estação de trabalho requer disponibilidade pronta e repetida de certos arquivos, o arquivo lateral é uma solução de arquivamento ideal. Por causa dessa função, eles são o sistema de arquivamento preferido para executivos e profissionais.
Dicas de Arquivamento
Ao escolher gabinetes de arquivos para o seu negócio, considere cuidadosamente como os arquivos serão usados e por quais pessoas. Representantes de vendas internos ou pessoas de suporte técnico que precisam de acesso rápido aos documentos serão melhor atendidos com os sistemas de arquivamento lateral. É melhor consultar os profissionais antes de se comprometer com o depósito lateral ou vertical. Grandes fornecedores de equipamentos de escritório têm pessoal treinado disponível para recomendar o tipo mais eficiente de depósito para uma determinada empresa. Eles oferecerão esquemas de planejamento e layout como parte do processo de venda.
Opções a considerar
Consulte várias empresas de fornecimento de escritório ao considerar os sistemas de arquivos para garantir que você obtenha o máximo de seu dinheiro. Considere possíveis economias comprando itens usados de revendedores ou em leilões. Se as finanças são apertadas, olhe para a opção de locação do equipamento de arquivamento necessário.
