Um resumo executivo é geralmente um esboço de uma página de um memorando mais longo, plano de negócios, comunicado de imprensa, acordo legal ou qualquer documento importante. O sumário executivo deve comunicar o porquê, o quê e como da questão de maneira concisa para um executivo ocupado que não tem tempo para se aprofundar nos detalhes. Você deve assumir que, embora o leitor esteja interessado no assunto e compreenda os conceitos mais amplos envolvidos, ele não está intimamente familiarizado com os detalhes. Como regra geral, o leitor deve poder conversar inteligentemente sobre o assunto depois de ler o sumário executivo.
Descreva claramente no primeiro parágrafo o que aconteceu e por que isso aconteceu. O leitor de um resumo executivo provavelmente será um gerente ocupado que lida com uma ampla variedade de problemas e manipula vários projetos em todos os momentos. Você deve, portanto, soletrar os fundamentos e reorientar o leitor antes de entrar nos detalhes mais minuciosos. Por exemplo, a abertura do resumo pode dizer: "Este relatório detalha o acordo com o fornecedor assinado em 21 de maio para definir preços e prazos de entrega dos pneus a serem comprados da Tyres Inc. para o próximo ano". Essa abertura ajudará o leitor a lembrar que um acordo foi devido para o suprimento de pneus e servirá como uma rápida simulação de aquecimento mental.
Listar todos os principais pontos do acordo, idealmente em pontos distintos. Pontos de bala são mais fáceis de ler e absorver ao dividir um problema complexo em bits facilmente digeríveis. Os pontos devem comunicar os fundamentos do acordo, em vez de exceções, cláusulas especiais ou detalhes técnicos. O executivo que não lida com pneus todos os dias talvez queira saber que a Tires Inc. concordou em atender aos pedidos de pneus dentro de 25 dias corridos, mas não precisa saber que, se um pedido é para mais de 50.000 pneus, esse prazo aumenta para 30 dias ou para pneus maiores que 19 polegadas de diâmetro, aplicam-se regras especiais. Basta acrescentar que grandes encomendas e determinados tamanhos de pneus envolvem cláusulas especiais. Tenha em mente que o leitor sempre pode consultar o contrato legal completo para obter detalhes.
Explique por que o acordo legal é importante. Como o leitor provavelmente não será um especialista na área, ele dependerá de você para explicar o significado desse acordo. O preço era invulgarmente vantajoso, o prazo de entrega era particularmente curto ou as penalizações eram muito íngremes por não cumprir as encomendas atempadamente? Explique os pontos fortes e, se for o caso, as fraquezas do acordo. Tenha em mente que, se você fosse a força motriz por trás do acordo, essa também seria uma ocasião apropriada e possivelmente a única para reclamar crédito por suas realizações.
Conclua o resumo listando as próximas etapas. A assinatura do contrato pode exigir ações adicionais, como a aprovação pela matriz, ou o próprio contrato pode ter sido incompleto, incluindo uma cláusula que estabelece que os programas de fornecimento para pneus de caminhão não são cobertos por este documento legal e um contrato adicional será assinado para eles no futuro próximo. Esta projeção "prospectiva" levará o resumo a uma conclusão lógica e dará ao leitor uma boa noção do que esperar em seguida. Isso preparará o cenário para o próximo resumo executivo que provavelmente se seguirá.
