Os gerentes de projeto usam ferramentas para analisar previsões, orçamentos, declarações de renda e outros documentos financeiros. Para maximizar a rentabilidade e o retorno do investimento para projetos, um gerente de projeto requer um conhecimento prático de conceitos básicos de finanças e contabilidade. Usando ferramentas como planilhas e calculadoras on-line, os gerentes de projetos analisam as informações financeiras do projeto, aplicam princípios contábeis e gerenciam relatórios para garantir que um projeto seja executado sem problemas.
Análise de custo-benefício
Os gerentes de projeto realizam uma análise de custo-benefício quando precisam tomar uma decisão sobre o projeto. Geralmente, usando uma ferramenta de planilha como o Microsoft Excel, Google Spreadsheets ou Quickbooks, eles analisam os custos associados a um determinado investimento calculado em um período de três anos para gerar um valor presente líquido, retorno financeiro e outras métricas necessárias para tomar uma boa decisão financeira. Por exemplo, uma análise de custo-benefício para um projeto de desenvolvimento de treinamento geralmente envolve a medição do custo de criação de materiais de treinamento e a subtração de economias geradas pelo pessoal que opera de maneira mais eficiente. Análises de custo-benefício mais complexas envolvem múltiplos custos e inúmeros benefícios.
Previsão
As previsões de fluxo de caixa ajudam os gerentes de projetos a prever se a renda cobrirá o custo das operações. Os gerentes de projeto podem baixar um modelo de um site, como o site do Microsoft Office Templates, ou desenvolver seu próprio formato. Em seguida, entrando a receita esperada e as despesas de cada mês e comparando os valores usando fórmulas, o gerente de projeto pode preparar uma demonstração para mostrar cenários de previsão de fluxo de caixa otimistas ou pessimistas. Normalmente, uma previsão cobre um a dois anos. As previsões de fluxo de caixa fornecem uma maneira para os gerentes de projetos determinarem se uma atividade é uma opção viável.
Análise de equilíbrio
Os gerentes de projeto concluem uma análise de ponto de equilíbrio para determinar o nível de produção em que o dinheiro gerado pelo produto ou serviço produzido pelo projeto é igual ao custo de desenvolvê-lo. Por exemplo, os gerentes de projeto usam ferramentas on-line gratuitas, como o software Project.net, para manter um painel do projeto e garantir que as tarefas do projeto produzam resultados que ajudem a gerenciar projetos.
Acompanhamento Orçamental
Os gerentes de projeto usam software de rastreamento de orçamento, como o software Clarizen, para determinar se os investimentos do projeto fazem sentido ao longo do tempo, depois de comparar o valor monetário hoje e no futuro. As ferramentas de software permitem que os gerentes de projetos definam taxas por hora para recursos, personalizem as taxas de cobrança e analisem o uso de recursos. Essas ferramentas e técnicas ajudam a manter o projeto no caminho certo, garantindo que os gastos, como consultoria especializada, licenças de software e custos de hardware, sejam permitidos dentro do financiamento alocado.
