Uma empresa tem quatro principais demonstrações financeiras: a demonstração de resultados, a demonstração dos fluxos de caixa, o balanço patrimonial e a demonstração do patrimônio líquido. A declaração de renda às vezes é chamada de demonstração de lucros e perdas e pode até ser abreviada na conversa para "P & L". Embora os programas de contabilidade possam simplificar a criação dessa declaração, você também pode criar uma demonstração de lucros e perdas no Excel. Você precisará entender as definições de receitas, despesas, ganhos e perdas. Você também deve especificar o período de tempo que a declaração cobre. Por fim, você precisará decidir qual dos dois formatos a ser usado está em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos, seja a declaração de renda de etapa única ou de várias etapas.
Informação sobre uma demonstração de lucros e perdas
A demonstração de resultados ou demonstração de resultados contém informações sobre a receita, despesas, ganhos e perdas em um determinado período de tempo. A receita, ou receita, pode ser proveniente de operações ou de fontes não diretamente relacionadas às principais atividades da empresa. Os ganhos são fontes de receita incomuns e relativamente imprevisíveis, como o recebimento de um pagamento de liquidação de uma ação judicial. As despesas também podem ser despesas operacionais, como serviços públicos e salários pagos, ou despesas não operacionais, como juros pagos sobre empréstimos. As perdas são despesas incomuns e imprevisíveis, como a alienação de ativos de longo prazo em valor inferior ao seu valor.
Formatos das Demonstrações de Resultados
Os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) exigem um dos dois formatos para declarações de lucros e perdas que serão vistos por pessoas de fora da empresa. Os gerentes podem encontrar diferentes formatos mais úteis para fins internos, mas devem garantir que esses relatórios não sejam fornecidos a usuários externos. Os dois formatos compatíveis com GAAP são a declaração de renda em uma única etapa e a declaração de renda em várias etapas. A principal diferença nesses dois formatos é como eles exibem o custo das mercadorias (ou serviços) vendidos e onde eles colocam os ganhos e perdas na declaração.
Criando a demonstração de lucros e perdas no Excel
Você pode achar útil visualizar exemplos de declarações de lucros e perdas antes de começar. Existem certos elementos que são essenciais para a declaração, independentemente das especificidades do seu negócio. Você terá um cabeçalho de três linhas centralizado no topo. A primeira linha será o nome da empresa. O segundo será o título do relatório: Demonstração de lucros e perdas. Na terceira linha, você deve especificar o período de tempo que a instrução cobre. Alguns exemplos podem ser:
- Para o trimestre findo em 31 de março de 2018
- Para o mês terminado em 30 de setembro de 2018
- Para o ano terminado em 31 de dezembro de 2018
Deixe pelo menos uma linha em branco após o título para maior clareza. As próximas etapas irão variar dependendo se você está usando uma única etapa ou várias etapas, mas alguns elementos são compartilhados. Você começará na primeira coluna, e sempre que as informações precisarem ser recuadas para serem separadas, você passará para a próxima coluna. Você editará a largura da coluna dessa primeira coluna para que as informações na segunda coluna sejam alinhadas após os primeiros caracteres da informação acima, como na imagem abaixo.
Em qualquer um dos formatos, você listará primeiro as receitas, seguidas pelas despesas, com um total chamado rendimento líquido na parte inferior. Depois que todos os títulos de conta forem inseridos, você pulará uma ou duas colunas para deixar algum espaço antes de inserir os valores do dólar. Defina esta coluna para exibir como moeda.
A declaração de renda em uma única etapa
A declaração de renda em uma única etapa usa uma fórmula básica: a receita líquida é igual a receitas e ganhos menos despesas e perdas. Você digitará "Receitas e ganhos" na primeira linha e, em seguida, recue as próximas linhas nas quais listará as várias contas de receita e ganhos para sua empresa. A linha a seguir será recuada novamente e dirá "receita e ganhos totais". Depois de uma linha em branco, digite "Despesas e Perdas" e, em seguida, indente as próximas linhas nas quais você lista as contas de despesas e perdas. Você vai recuar novamente para "despesas e perdas totais". A última linha é receita e despesa.
A declaração de renda em várias etapas
A diferença significativa na declaração de várias etapas em comparação com a etapa única é que separamos as operações de itens não operacionais. Sua declaração começará com vendas, custo de mercadorias vendidas e lucro bruto. Você seguirá isso com as despesas operacionais, subtraindo-as para encontrar o subtotal intitulado "receita operacional". Você listará a receita não operacional, o ganho, a despesa e a perda, nessa ordem, e, em seguida, totalizará os itens não operacionais. Adicionando operações e itens não operacionais juntos dá-lhe o lucro líquido.
