Hoje, muitas empresas e agências estatais substituíram a conta de despesas por planos de reembolso. Esse plano de reembolso impede que os funcionários usem contas de despesas corporativas ou estaduais por outros motivos que não os gastos aprovados. No entanto, você pode achar difícil controlar os itens nos recibos; às vezes, as despesas pessoais se misturam às despesas comerciais e você é responsável por relatar o problema e aceitar apenas o reembolso devido aos negócios oficiais. Quando isso acontecer, você será solicitado a escrever uma carta para explicar os recibos e esclarecer quais despesas precisam ser reembolsadas.
Comece a carta digitando a data. Ignore uma linha e digite o nome e o título da pessoa de contato, o nome da empresa e o endereço da empresa em linhas separadas. Ignore outro espaço de linha e digite "Dear Ms./Mr. (Last name)" seguido por dois pontos.
Identifique-se e explique o propósito da sua carta imediatamente. Por exemplo, "Meu nome é Jill Harrison, do Departamento de Contabilidade, e estou escrevendo para explicar meus recibos de minha recente viagem de negócios a Akron para esclarecer quais itens eu deveria ser reembolsado e quais são minhas despesas pessoais que não exigem reembolso."
Detalhe as despesas que devem ser reembolsadas em uma lista numerada e consulte o recibo apropriado e a data do recibo para ajudar a pessoa que processa o reembolso. Se sua organização trabalha em uma base diária, em que você está alocado apenas uma quantia específica em dólar para comida, alojamento ou outros itens por dia, divida as despesas por dia para que o processador possa ver se você ficou abaixo da quantia diária.
Liste as despesas que apareceram nos recibos que são suas despesas pessoais. Você não precisa explicar o que são, apenas afirme que é sua responsabilidade pessoal. Dê um total dessas despesas também. Sua empresa ou organização também pode solicitar que você remova as cobranças de impostos relevantes relacionadas a esses itens pessoais do valor de reembolso.
Forneça os totais no final do que você deve ser reembolsado, juntamente com o total do que você está recusando o reembolso. Esses dois números devem totalizar o valor total em dólar dos recibos. Dê a quantia em dólar que você está solicitando reembolso e a quantia em dinheiro a qual você está recusando o reembolso; Muitas vezes, as organizações exigem que você coloque essas declarações em linguagem clara por motivos legais.
Agradeça ao processador pelo seu tempo e peça desculpas pelo inconveniente de ter que classificar os recibos. Forneça seu número de telefone comercial e endereço de e-mail, caso ele tenha alguma dúvida sobre as cobranças nos recibos.
Feche a carta, digitando "Atenciosamente", e pule três espaços de linha. Digite seu nome completo e título. Imprima a carta em papel timbrado da empresa e assine seu nome acima do nome digitado. Faça uma cópia da carta e dos recibos e guarde-os para seus registros. Envie a carta para a pessoa de contato que processará o reembolso.
