Escrever uma carta para recusar um convite formal pode ser complicado. É necessário responder para que a pessoa ou empresa que o convida saiba que não deveria estar à sua espera. O desafio é escrever a carta de forma a não ofender ou fazer a outra parte pensar que você está apenas tentando sair do evento. Uma redação cuidadosa e um olhar atento aos detalhes assegurarão que o destinatário receba a mensagem no espírito pretendido.
Comece sua carta de recusa com uma saudação. Decida como você deseja abordar o destinatário. Se isso for realmente formal e você não tiver um relacionamento diário com a pessoa, fale com ele como um "Sr." ou "Sra." Use apenas o primeiro nome em uma carta formal, se tiver certeza de que isso é aceitável.
Seja honesto. Não invente histórias extravagantes explicando por que você não pode comparecer. Diga a verdade da maneira mais concisa possível. Explique em uma frase ou duas a razão pela qual você não estará presente. Use palavras como "lamentavelmente" ou "infelizmente" para indicar que você deseja que a situação possa ser diferente.
Expresse seu agradecimento pelo convite. Obrigado ao destinatário por pensar em você. Isso garantirá que você não seja removido permanentemente da lista para eventos futuros.
Feche sua carta expressando os melhores desejos ao destinatário. Deixe-o saber que você espera que o evento dele corra bem.
Feche a carta com um "Sincerely" ou simplesmente agradeça ao destinatário mais uma vez. Assine seu nome com uma caneta. Isso mostra que você, pessoalmente, tomou o tempo na carta. Um nome impresso é muito genérico e pode fazer com que o anfitrião pense que você está ocupado demais para dedicar um tempo para responder adequadamente ao convite dele.
Leia a carta em voz alta. Certifique-se de que tem o tom que você deseja expressar. Faça as alterações e envie a carta.
Aviso
A honestidade é a melhor política para recusar um convite. Você não quer ser pego em uma mentira que pode romper um bom relacionamento comercial.
