Muitas empresas emitem cheques de seu departamento de contas a pagar para cumprir suas obrigações financeiras. Essas obrigações financeiras incluem pagamentos de fornecedores, pagamentos de juros a credores ou obrigações fiscais do governo. O departamento de contas a pagar recebe uma fatura ou uma solicitação de verificação, que é usada para fazer o backup do pagamento que está sendo feito. Os cheques oferecem várias vantagens para as empresas.
Trilha De Papel
Uma vantagem do uso de cheques envolve o rastro de papel deixado pelo cheque. Cada cheque cria um documento em papel que detalha quem recebeu o pagamento, em que dia o pagamento foi feito e o valor em dólar do pagamento. A empresa pode analisar quando o cheque é liberado junto com as informações sobre quem assinou o cheque. A trilha de papel criada pelo cheque permite que a empresa mantenha sua manutenção de registros. Algumas empresas usam cheques duplicados, mantendo uma cópia do cheque para seus próprios registros. Os funcionários dessas empresas podem consultar as verificações anteriores quando surgirem dúvidas.
Segurança
As verificações de papel oferecem a vantagem de segurança adicional para pagamentos enviados. Apenas o destinatário nomeado pode apresentar um cheque em papel para pagamento. Se o destinatário negar receber o cheque, a empresa poderá entrar em contato com o banco para verificar quem apresentou o cheque. Quaisquer discrepâncias podem ser resolvidas diretamente com o banco. Também alguns proprietários de pequenas empresas podem considerar pagar fornecedores ou credores com dinheiro. Dinheiro não fornece prova escrita de que o pagamento foi feito e deixa o proprietário da empresa aberto para ser cobrado novamente pelo valor.
Ao controle
As cheques em papel fornecem à empresa a capacidade de controlar os pagamentos efetuados. Existem várias medidas de controle no departamento de contas a pagar para garantir que as verificações sejam gravadas no destinatário correto para o valor correto. Um funcionário pode autorizar que um cheque seja escrito após a revisão da documentação de backup. Outro empregado realmente imprime os cheques. Um gerente sênior assina os cheques. Isso permite que três funcionários participem do processo de pagamento por cheque, minimizando o potencial de erros ou fraudes. As empresas também usam cheques pré-numerados. As verificações pré-numeradas permitem que a empresa identifique os cheques perdidos imediatamente e tome medidas para evitar que esses cheques sejam descontados.
Flutuador
Uma vantagem final de usar verificações envolve o float. Flutuar refere-se ao tempo que passa quando a empresa imprime o cheque até o dinheiro sair da conta bancária da empresa. Em muitos casos, o float existe apenas por um dia. No entanto, a empresa ganha juros para esse dia extra antes que o cheque seja apresentado para pagamento.
