Quando uma empresa compra maquinário, veículos, software ou outros itens que se qualificam como ativos por causa de sua usabilidade de longo prazo, isso é considerado um investimento de capital. Devido ao custo significativo, a maioria das empresas planeja antecipadamente essas compras; mas quando o maquinário quebra ou a nova tecnologia apresenta uma oportunidade para uma empresa otimizar processos, gastar grandes quantias de dinheiro deve ser pesado contra a utilidade da compra. Para criar uma política referente a essas despesas, a administração deve examinar o histórico das despesas da empresa e tirar conclusões de acordo.
Analise os registros contábeis anteriores para determinar os padrões de gastos com bens de capital e para estimar os gastos anuais não planejados devidos à substituição de equipamentos.
Estabeleça um orçamento modelo que inclua a experiência passada e as despesas planejadas. Estime a porcentagem de despesas de capital não planejadas e inclua uma provisão para esses itens.
Determine como as decisões relativas a despesas não planejadas foram tomadas no passado e observe como as decisões bem-sucedidas foram formuladas.
Escrever procedimentos para identificar despesas de capital que serão incluídas no orçamento, incluindo modelos de RFP (solicitação de proposta), requisitos de oferta, requisitos de pagamento, documentação de necessidade e uma lista de revisões e aprovações que devem ocorrer antes de incluir o item de custo no despesas.
Escreva uma lista de ações cobrindo como as decisões devem ser tomadas em despesas não planejadas. Deve-se incluir a devida diligência aplicada aos gastos orçados, além de um sistema para comparar as despesas esperadas com as premissas de receita e avaliar o nível de risco associado ao gasto desse dinheiro.
Organize sua política com uma introdução indicando os objetivos da política, uma seção cobrindo os gastos de capital planejados e o processo de incluí-los no orçamento, uma seção sobre investimentos não planejados e como eles devem ser avaliados, e uma política para determinar a quantidade de provisão para despesas de capital não planejadas que devem ser incluídas no orçamento anual.
Dicas
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Uma política é tão boa quanto sua imposição. Durante o processo de criação de sua política, exija que todos os gerentes que possam ser afetados participem ativamente de sua formulação e obtenham aprovações por escrito de todos os principais elementos da política.
Aviso
Esteja preparado para modificar sua nova política à medida que as ocasiões surgirem. Controlar o risco de realizar despesas de capital não planejadas envolve um departamento de contabilidade forte e receptivo que pode fornecer informações financeiras precisas a qualquer momento.
