As empresas gastam muito dinheiro em muitas coisas, mas cada despesa geralmente se enquadra em uma das duas categorias: despesas operacionais e gastos de capital. A diferença se resume a despesas do dia-a-dia versus investimentos de longo prazo. Como esses gastos são tratados de maneira diferente na contabilidade e sob o código tributário, a maioria das empresas mantém orçamento de capital e orçamentos operacionais separados.
Tipos de Despesas
Uma despesa de capital é dinheiro gasto para adquirir um ativo que agrega valor à empresa. Em outras palavras, as despesas de capital são investimentos. Quando uma empresa compra um edifício, por exemplo, ou um equipamento, isso é um gasto de capital. Uma despesa operacional, por outro lado, é dinheiro gasto para administrar a empresa no dia a dia. Os salários dos trabalhadores, por exemplo, são despesas operacionais. Dentro do mundo dos negócios, esses conceitos são frequentemente abreviados como CapEx para despesas de capital e OpEx para despesas operacionais.
Exemplo
Digamos que uma empresa precise de uma copiadora. O custo da máquina em si é uma despesa de capital. Uma vez adquirida, a copiadora entra no balanço patrimonial da empresa como um ativo, o que significa que, quando chega a hora de somar o valor total da empresa, esse valor aumenta de acordo com o valor da copiadora. Os custos da eletricidade para operar a copiadora e do papel e toner usados para fazer cópias são despesas operacionais. No balanço patrimonial, as despesas operacionais são essencialmente passivas, pois o valor total da empresa é reduzido pelo valor devido pelas despesas operacionais.
Fazendo uma escolha
Algumas despesas podem ser de capital ou operacionais, dependendo de como uma empresa deseja lidar com elas. Bernard Golden da "CIO", uma revista para executivos de empresas que supervisiona a tecnologia da informação, usa o exemplo de um centro de armazenamento de dados. Uma empresa poderia comprar um grupo de servidores para manipular seus dados e depois construir um prédio para abrigá-los. Nesse caso, o data center seria uma despesa de capital e os custos de execução seriam operacionais. Ou poderia alugar espaço em servidores mantidos por uma empresa separada. Nesse caso, o data center seria inteiramente uma despesa operacional.
Tratamento Tributário
O sistema tributário dos EUA trata as despesas operacionais e de capital de maneira diferente. As despesas operacionais são geralmente dedutíveis do lucro tributável de uma empresa no ano em que as despesas são pagas. As despesas de capital, por outro lado, devem ser "capitalizadas", o que significa que uma empresa deve distribuir a dedução ao longo de vários anos. Isso reflete a forma como as empresas geralmente tratam as despesas de capital em sua própria contabilidade - como um custo distribuído ao longo da vida útil do ativo, não tomado de uma só vez.
