A moderna tecnologia de escritório torna a premissa do escritório em si menos relevante à medida que a cobertura de acesso à Internet e o desempenho melhoram. O ambiente de escritório moderno é mais sobre o que você pode fazer em oposição a onde você o faz. A nova tecnologia está mudando o escopo do que é considerado um escritório. Escritórios inevitavelmente adotam novas tecnologias que trabalham mais com menos pessoas, e há pressão para manter uma imagem profissional e moderna, mantendo-se no topo das últimas tendências tecnológicas.
Economizando tempo através da eficiência e automação
Usando a moderna tecnologia de escritório, os funcionários gastam menos tempo em tarefas de rotina, o que os libera para projetos adicionais. Profissionais experientes em computação exploram práticas de automação de computadores, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas freqüentes. Por exemplo, os funcionários economizam tempo ao formatar documentos usando modelos. Alguém pode melhorar exponencialmente a eficiência compartilhando um modelo com outros funcionários por meio de acesso remoto ao servidor, armazenamento em nuvem e e-mail em qualquer lugar onde haja cobertura de celular. Serviços como o Google Drive, iCloud e Microsoft Azure são soluções práticas para organizar e compartilhar modelos usados com freqüência, planilhas compartilhadas e documentação relacionada ao trabalho. O compartilhamento organizado de nuvem elimina a necessidade de uma pessoa intermediária de compartilhamento de dados.
Localização é irrelevante; As economias são compartilhadas
Empregos envolvendo um trabalhador sentado em um terminal de computador durante todo o dia normalmente não precisam ser feitos em um local específico. As novas tecnologias de comunicação não só tornam o trabalho em casa e a estrada possíveis, mas sem interrupções. Se você fizer o seu trabalho em um laptop, poderá fazê-lo da mesma forma que no cubículo de seu escritório ou na mesa de um quarto de hotel. Uma força de trabalho remota contribui com vantagens para o empregador e o empregado. De acordo com a Business Week, as empresas economizam mais de US $ 8.000 por ano para cada funcionário do teletrabalho. Oportunidades de teletrabalho ampliam o pool de candidatos da empresa porque a localização não é um grande problema. Os funcionários do setor de teletrabalho podem economizar substancialmente nos custos de transporte, economizar tempo todos os dias sem transporte e ter mais facilidade para lidar com a vida familiar.
Opções de comunicação continuam crescendo
Chats de vídeo on-line pixelados e atrasados na sala de conferência são coisa do passado: as conexões de banda larga e de Internet móvel são rápidas o suficiente para lidar com fluxos de vídeo simultâneos sem vincular pessoas a locais físicos. Os serviços de videoconferência, como o Skype, funcionam muito bem para realizar reuniões sem ter participantes no mesmo edifício. A mídia social é um caminho alternativo para a comunicação com o cliente: uma forte presença na mídia social pode contribuir muito para reforçar os resultados. Além disso, tecnologias como o VoIP reduzem os custos eliminando a necessidade de telefones fixos. Agarrar-se a tecnologia antiga por muito tempo pode causar problemas. Por exemplo, o serviço de pedidos de comida GrubHub atingiu um obstáculo com seus restaurantes que ainda estavam recebendo pedidos em aparelhos de fax.
Redundância Prática de Dados
Incêndios no escritório, terremotos e falhas no disco rígido podem causar estragos nos registros de um escritório. A redundância de dados por meio de serviços em nuvem e armazenamento remoto pode economizar muita tristeza e dinheiro para os negócios. O armazenamento de dados em um servidor remoto também torna prático para os funcionários compartilhar grandes quantidades de informações, independentemente da localização. Por exemplo, profissionais da área médica podem usar bancos de dados maciços de histórico de pacientes para estudar doenças e desenvolver novos tratamentos. Os bancos de dados de nuvem e servidor também podem economizar dinheiro comercial consolidando produtos e serviços.
