Poucas pessoas gostam de demitir um funcionário ou pedir que ele saia de um projeto. A melhor maneira de encerrar alguém é conversar com ele pessoalmente, mas isso nem sempre é possível devido à distância ou porque sua empresa exige a documentação oficial da rescisão. Nesse caso, você terá que escrever uma carta pedindo que a pessoa deixe o grupo do projeto. Cartas que dispensam funcionários devem ser escritas com cuidado para garantir que o tom seja delicado e profissional, mas transmite a mensagem essencial.
Comece a carta digitando a data. Ignore uma linha e digite o nome e o endereço do destinatário em linhas separadas. Ignore uma linha adicional e digite "Dear Mr./Ms. (Last name)" seguido por dois pontos.
Diga à pessoa imediatamente que ela foi retirada do grupo do projeto. Use um tom de tato; lembre-se, não importa quão grave seja a situação, essa carta ainda representa você e sua empresa, portanto você deve permanecer profissional.
Dê uma breve visão geral de por que ele foi retirado da equipe, mas não faça comentários específicos. As chances são de que ele tenha uma boa idéia de por que ele foi removido da equipe, e ele pode acompanhar por telefone ou e-mail se tiver dúvidas. Evite colocar detalhes específicos por escrito, pois eles dão ao destinatário a oportunidade de questionar sua justificativa ou de contestar sua decisão.
Agradeça ao destinatário por seu mandato com o grupo ou empresa. Diga a ela que você aprecia o trabalho dela e deseja-lhe bem no futuro.
Assine a carta "Sinceramente" e pule três espaços de linha. Digite seu nome completo. Imprima a carta em papel timbrado da empresa e envie-a por correio certificado, para que você tenha a confirmação de que recebeu a carta.
