Quando você aceitou seu emprego, o departamento de recursos humanos ou seu supervisor discutiram sua agenda e as chances são de que você concordasse com as horas oferecidas. No momento em que você aceitou o cronograma, você provavelmente não tinha como saber que suas circunstâncias mudariam ou que simplesmente não conseguiria chegar ao trabalho no momento em que concordasse. Se você estiver sempre atrasado ou se suas circunstâncias pessoais exigirem que você se apresente para trabalhar mais tarde, é uma boa ideia pedir ao seu supervisor por escrito para um horário de início posterior. O envio de uma solicitação por escrito cria um registro formal da sua solicitação no caso de sua solicitação ser negada ou se sua programação for alterada e você precisar comprová-la.
Use o formato de carta formal para a carta de permissão atrasada
Como essa é uma solicitação formal, escreva sua solicitação por escrito no formato correto de carta comercial. A correspondência comercial geralmente está em formato de bloco, o que significa que os parágrafos estão nivelados com a margem esquerda; não anote parágrafos. A data da sua carta, nome e endereço do destinatário, linha de assunto, corpo e saudação de fechamento também estão alinhados com a margem esquerda. Sua linha de assunto deve incluir seu nome, cargo e número de funcionário, se for diferente do seu número de Seguro Social - por motivos de segurança, não inclua seu Seguro Social em uma carta que pode ser colocada na mesa de alguém que não precisa saber. Além disso, use papel branco ou quase branco para sua carta, uma fonte como Times New Roman ou Calibri e assine seu nome antes de fornecer ao seu supervisor e ao departamento de recursos humanos suas cópias.
Se o seu escritório é em grande parte sem papel e comunicado via e-mail, você pode preparar um email atrasado para trabalhar. Mantenha a linguagem formal ou prepare sua solicitação como uma carta e anexe-a a um e-mail.
Indique seu pedido diretamente
Em vez de o leitor precisar digitalizar a carta inteira antes de chegar ao seu pedido real, indique o pedido no primeiro parágrafo da sua carta. Por exemplo, você poderia escrever: "Comecei a trabalhar no departamento de compras como agente de entrada em 14 de junho de 2013 e, em 14 de junho de 2018, fui promovido a agente de compras sênior. Meu horário de trabalho atual é das 8h. até as 17h, de segunda a sexta-feira. O objetivo desta carta é solicitar uma alteração no horário para que minhas horas se transformem em 9h da manhã até as 18h."
Não fique atrasado
Enquadre sua solicitação em um tom positivo e evite usar a palavra "tarde". Se você está solicitando uma mudança de horário permanente, você está pedindo horas diferentes, sem permissão para se atrasar todos os dias. E você não está solicitando que seu supervisor reduza suas horas de trabalho pela quantidade de tempo que você está atrasado para o trabalho. Se o seu pedido for por um período finito, indique que, "O objetivo desta carta é solicitar uma alteração no cronograma para que, de 1º de abril até 30 de abril, inserir ano, minhas horas se tornem das 9h às 18h".
Dê uma razão honesta
Embora seja também uma boa prática ser honesto com seu empregador, se você estiver solicitando uma hora mais tarde, porque você não é uma pessoa matutina e não consegue chegar a tempo, você pode querer reconsiderar isso como uma base razoável para o seu pedido. Mas se a sua razão é que você tem obrigações pessoais ou familiares que poderiam ser melhor atendidas se você tiver tempo extra para começar a trabalhar, indique isso. Você não precisa ser muito pessoal; por exemplo, pegar seu filho de creche ou ir de carro com seu cônjuge parece ser uma base razoável para o pedido. Você é o juiz, no entanto, com base no que seu relacionamento é com seu supervisor ou gerente, e se eles realmente precisam saber o motivo específico pelo qual você deseja uma mudança de horário.
Faça valer a pena do empregador
Se o seu pedido for porque você está sempre atrasado e acredita que uma hora depois da sua programação regular o ajudará a trabalhar no horário, seja sincero em relação aos seus desafios de chegar ao trabalho a tempo. Sugira que sua participação possa melhorar significativamente se você tiver um cronograma diferente. Esta é uma maneira de abordar um aspecto do seu desempenho no trabalho, e você pode mencionar em sua carta que está tentando ser proativo sobre como melhorar seu desempenho ao abordar a área problemática de atendimento. Por exemplo, você pode começar a frase "Eu acho que o novo horário de trabalho teria os seguintes efeitos positivos nos negócios …"
Fornecer garantias
Você pode sentir a necessidade de garantir ao seu supervisor que a alteração da programação não afetará negativamente as operações do departamento ou sua capacidade de lidar com a carga de trabalho. Talvez você tenha monitorado as chamadas de clientes recebidas e perceba que praticamente todos os clientes ligam depois das 9h, então você pode adicionar à sua carta que monitorou os picos nas chamadas dos clientes e que a alteração da programação pode beneficiar a organização. Em sua carta, você também pode afirmar que não prevê nenhum desafio para realizar todas as tarefas atribuídas, o que dá mais segurança de que você pensou nisso e está certo de que a mudança de horário não causará problemas.
Acompanhamento
O último parágrafo de sua carta para chegar atrasado ao escritório deve reafirmar sua solicitação e, se a alteração da programação for permanente, sugerir a data em que você deseja que a alteração entre em vigor. Pergunte se há documentação adicional que você precisa concluir para implementar a alteração do cronograma. Isso coloca a responsabilidade sobre o departamento de RH ou seu supervisor para lhe dar uma resposta, pelo menos sobre a papelada. Além disso, quando escrito dessa maneira, parece mais positivo do que uma carta que indica que você não tem certeza de que a solicitação será aprovada. Agradeça ao departamento de RH e ao supervisor por sua consideração e deixe-os saber quando você seguirá para obter a aprovação.
