O nome formal de uma carta de lista de licitação é uma “carta de apresentação da proposta”. Esse tipo de carta deve ser escrito sucintamente e ter no máximo duas páginas de comprimento. Desenvolva uma Solicitação de Propostas para descrever os parâmetros do projeto, os resultados esperados, os cronogramas e os marcos em detalhes. O objetivo da carta de apresentação é acertar as principais descrições e requisitos de forma sinóptica.
Itens que você precisará
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Software de processamento de texto
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RFT (opcional)
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Links para website para RFP, Application (opcional)
Abra a carta com uma breve saudação e anuncie o título do projeto de licitação. Crie um cabeçalho rotulado "Descrição" após a saudação de abertura. Use este cabeçalho para descrever brevemente o trabalho em três parágrafos ou menos, para que ele leia mais como uma declaração resumida. Inclua um número de trabalho para o projeto.
Crie um cabeçalho intitulado “Especificações”. Use essa área para elaborar requisitos como especificações técnicas relacionadas a tamanho, necessidades elétricas, localização e outras informações pertinentes que os licitantes precisarão saber para fornecer uma estimativa precisa.
Crie um título chamado "Qualificações". Use esta seção para descrever as qualificações exigidas dos licitantes, como ter um número mínimo de anos no negócio, tipo (s) específico (s) de licença (s) exigida (s), capacidade de demonstrar os montantes de cobertura de seguro adequados e o (s) tipo (s) de seguro que o trabalho pode exigir. Preferências do Estado dadas a empresas minoritárias ou pertencentes a mulheres (se aplicável) e qualquer outra linguagem legal obrigatória que sua empresa ou departamento exija que seja declarada em todas as cartas de proposta.
Marque um título intitulado "Orçamento" para o trabalho (se aplicável). Insira o valor máximo do projeto para que todos os candidatos estejam cientes do valor máximo do orçamento.
Faça um cabeçalho chamado "Entregáveis" e escreva uma breve declaração sobre os resultados esperados do trabalho que devem ser cumpridos. Informe os prospectos de que uma declaração detalhada das entregas será incluída na RFP completa do trabalho.
Escreva um cabeçalho intitulado “Prazo” e, sob o cabeçalho, a data de conclusão exigida. Inclua um detalhamento das datas do marco (se aplicável) ou deixe os detalhes do marco para o RFP.
Crie um cabeçalho “Samples” (se aplicável) e especifique como os licitantes devem enviar amostras de trabalhos anteriores, como fotos digitais eletrônicas em um formato JPEG ou GIF ou como um anexo junto com sua aplicação formal.
Crie um cabeçalho "Referências" e especifique o número de referências necessárias e o tipo de informações de contato necessárias, como nome, cargo, número de telefone e endereço de e-mail.
Insira um hiperlink na carta para que os candidatos possam vincular a um aplicativo on-line formal e um hiperlink separado para o RFP (se necessário). Adicione um link para o seu site e inclua o RFP e o aplicativo em seu site, que podem ser formatados como PDF para os solicitantes fazerem o upload para o computador.
Dicas
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Declare uma data para uma sessão de perguntas e respostas para um trabalho com grande orçamento e minimize o número de telefone de acompanhamento e e-mails que você pode receber para poder responder às perguntas de uma só vez. Inclua um nome de contato e informe se os proponentes devem usar o telefone ou e-mail para enviar perguntas adicionais.
