As regras recentes do IRS relativas à dedução de pagamentos de seguros de saúde para S-Corporations mudaram a dedutibilidade da cobertura de cuidados de saúde. As novas regras permitem que uma S-Corporation pague diretamente os prêmios do seguro de saúde ou reembolse os funcionários pelos pagamentos feitos pessoalmente. Usando o software QuickBooks, é possível contabilizar essas deduções e pagamentos de prêmios de acordo com as novas regras. É um processo para adicionar os itens da folha de pagamento ao QuickBooks, para que os relatórios do W-2 sejam corretos.
Itens que você precisará
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QuickBooks
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Assinatura da folha de pagamento da Intuit
Leia as novas regras para o S-Corps e deduções de seguro de saúde nas instruções para um formulário 1120S (consulte "Dicas").
Abra o arquivo da empresa QuickBooks. Clique na empresa em que você estará trabalhando no menu principal do QuickBooks. Certifique-se de que o arquivo QuickBooks considere essa empresa como um S-Corp. Clique no botão "Empresa" na barra de menu superior. Encontre a guia "Informações da empresa" e clique nela. O tipo de empresa estará na tela pop-up e deverá ler "S-Corp".
Abra o menu Itens da folha de pagamento, localizado na guia "Listas". Clique na guia "Listas", que exibirá o menu "Listas", e os "Itens da Folha de Pagamento" estarão localizados na metade inferior do menu. Se você não estiver inscrito no serviço Intuit Payroll, essa lista não será exibida e você não poderá adicionar ou alterar itens de folha de pagamento.
Adicionar novo item da folha de pagamento (Seguro de Saúde) à lista. Clicar no botão inferior "Item da folha de pagamento" na lista de itens da folha de pagamento. Escolha "Novo Item" nessa lista e o assistente de configuração para os itens da folha de pagamento irá aparecer. Se você não estiver familiarizado com os métodos de contabilidade ou folha de pagamento, escolha o método "Configuração E-Z".
Escolha o tipo de folha de pagamento. O próximo menu a ser exibido será o Tipo de Item da Folha de Pagamento. A partir daqui, escolha a segunda opção ou a opção "Benefícios de Seguro". O programa se conectará automaticamente à Internet para verificar a assinatura da Folha de Pagamento e o menu "Adicionar Novo" será exibido. Você pode usar esse tempo para adicionar apenas um item do Seguro de Saúde ou adicionar qualquer uma das outras opções também. A opção pelo S-Corps estará sob a opção "Outro Seguro" e será rotulada como "S-Corp Medical". Marque esta opção e clique em "Avançar".
Configure o cronograma de pagamento do Seguro Médico S-Corp. Isso inclui inserir o nome da Seguradora na linha Beneficiário ou Fornecedor, o número da conta para essa conta e a frequência de pagamento para essa conta. Isso irá configurar o seguro médico S-Corp como uma contribuição da empresa. Siga este procedimento se a empresa vai fazer os pagamentos diretamente para a companhia de seguros. Para casos em que o funcionário estará pagando pelo seguro e será reembolsado pela empresa, conclua a configuração conforme instruído anteriormente com a adição de um item da folha de pagamento de reembolso para esse pagamento que compensa a contribuição da empresa. Siga o assistente de configuração de item da folha de pagamento para fazer isso.
Dicas
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Também pode ser útil ler as instruções da publicação 535, especificamente o capítulo 16 sobre prêmios de franquia. Em uma S-Corp, os "donos" não são "donos", pois são "acionistas". Se uma pessoa possui mais de 2% de um S-Corp, desde 2008, quando as leis do IRS mudaram, os prêmios do seguro de saúde podem ser considerados como despesas dedutíveis para o S-Corp, se a S-Corp paga o seguro de saúde diretamente ou reembolsa o "acionista" dos prêmios pagos. Lembre-se que esses valores pagos devem ser incluídos no W-2 como salários para o "acionista". Entrar nesse processo no QuickBooks pode ser um pouco tedioso, mas as regras indicam claramente que esses pagamentos devem ser feitos durante o ano fiscal em que são deduzidos.
