Uma lista de verificação de auditoria da ISO 9001 é uma ferramenta, uma das muitas na caixa de ferramentas do auditor, usada para avaliar o sistema de gerenciamento de qualidade de uma organização. Considere uma analogia comparando o SGQ com o projeto de um carpinteiro e o auditor com um inspetor de construção. O objetivo é avaliar o trabalho que está sendo feito em comparação a como o blueprint diz que deve ser feito e também em comparação com os códigos de construção - ou, neste caso, os requisitos da ISO 9001. Listas de verificação devem ser projetadas para ajudar com essa avaliação, não para adicionar burocracia.
Revisão de documentação
Uma lista de verificação pode ser projetada para executar uma revisão de documentação. Depois de confirmar que o procedimento de controle de documentos da organização, conforme escrito, atende aos requisitos da ISO 9001, crie a lista de verificação, puxando itens específicos desse procedimento. Enfoque as perguntas no próprio controle de documentos, com apenas uma ou duas perguntas abordando os requisitos da ISO 9001 específicos para o processo que está sendo auditado. É suficiente perguntar: "Quais cláusulas da ISO 9001 se aplicam ao Process ABC?" e "O Process ABC atende a esses requisitos?" Não é necessário reescrever todo o padrão como perguntas em listas de verificação.
Responsabilidade e compromisso de gestão
Uma lista de verificação pode ser projetada especificamente para uma auditoria de gerenciamento. A lista de verificação pode identificar cada cláusula que declara um requisito como uma responsabilidade direta da alta administração e outros itens pertinentes, como recursos humanos e planejamento de infraestrutura. Essa lista de verificação pode ser usada inicialmente durante uma entrevista gerencial e, em seguida, concluída durante o curso da auditoria, à medida que a evidência é avaliada em toda a organização.
Treinamento e Competência
Uma lista de verificação pode levar os auditores a lembrarem-se de requisitos universalmente aplicáveis, como treinamento e competência. Ao seguir uma trilha de auditoria cobrindo outras cláusulas, esses requisitos podem, às vezes, ser negligenciados e exigir atividade de acompanhamento antes que a auditoria possa ser encerrada. Uma lista de verificação pode ajudar a garantir que os auditores procurem evidências de que os funcionários são competentes para os trabalhos que desempenham com base na educação, treinamento, habilidades e experiência. Igualmente importante é confirmar que os planos de ação são desenvolvidos e executados para garantir que os funcionários atinjam os níveis de competência necessários.
Processos terceirizados
Os itens da lista de verificação devem cobrir os processos terceirizados. Isso pode ser combinado com os requisitos aplicáveis universalmente mencionados acima. O ditado "fora da vista, fora da mente" pode fazer com que os auditados e auditores esqueçam que o armazenamento dos Programas A, B e C ainda é feito no local, mas para o Programa X essa função agora é desempenhada por um provedor de logística terceirizado.. A ISO 9001 exige especificamente que os processos terceirizados sejam controlados para garantir que atendam aos requisitos de SGQ da própria organização.
Monitoramento e Medição
As listas de verificação devem abordar a eficácia do processo de medição e monitorar as tendências para avaliar a capacidade do SGQ. As medidas podem incluir dados estatísticos complexos de controle de processos ou podem ser tão simples quanto o número de reclamações de clientes internos ou externos. As listas de verificação devem permitir que os auditores identifiquem quais métricas estão em vigor e quais tendências essas métricas revelaram desde a auditoria anterior. Listas de verificação também devem relembrar os auditores a procurar evidências de ações tomadas para corrigir tendências negativas.
Adicionar valor
As listas de verificação de auditoria devem agregar valor em vez de existir apenas para atender a um requisito do processo de auditoria interna. É mais importante para um auditor seguir uma trilha de auditoria que se apresenta durante a auditoria do que seguir uma lista de verificação. Auditores inexperientes podem perder de vista essas trilhas quando confiam demais nas listas de verificação.
