Os proprietários de empresas podem evitar problemas potenciais, antecipando-os antecipadamente e desenvolvendo planos de cenário “Em caso afirmativo, e depois?”. Não é um pensamento negativo planejar uma queda nas vendas, a perda de um fornecedor importante ou um aumento no custo de materiais. Usando um modelo simples, você pode escrever planos de cenário que ajudam você a lidar efetivamente com possíveis problemas e oportunidades.
Identifique e Pesquise
O primeiro passo para escrever qualquer plano de cenário é desenvolver o cenário em detalhes e conduzir pesquisas para apoiar os possíveis impactos da ocorrência. Os cenários podem incluir uma queda nos preços, novo concorrente, aperto no mercado de trabalho, quebra de segurança, perda de um cliente importante ou um desastre como incêndio ou furacão. Realize pesquisas sobre como o cenário pode se desenvolver, procurando por sinais específicos de aviso prévio. Escreva uma lista dos efeitos dominó que o cenário pode ter em cada um dos seus departamentos. Por exemplo, uma queda nas vendas pode levar a uma mudança em sua produção, serviço de dívida ou planos de trabalho. Desenvolva uma lista das respostas que você pode empreender para abordar o cenário e seus afetos. Você não está comprometido em incluir cada uma das respostas em seu plano, mas ajuda a debater ideias. Ao começar a escrever seu documento, você poderá determinar se cada um é útil ou não.
Delinear o documento
Qualquer bom documento comercial começa com um esboço detalhado. Isso ajudará você a escrever o plano de cenário de maneira coesa. Seu esboço deve incluir um resumo executivo, uma descrição do cenário potencial, impactos do cenário, soluções para problemas, ações para abordar oportunidades, suas recomendações, um resumo e um apêndice. Você pode ter várias subseções em algumas das seções de macro do seu documento. Por exemplo, na seção sobre os possíveis impactos de um cenário, você pode listar os efeitos em sua contabilidade, recursos humanos, TI, produção e receita.
Escreva suas seções em ordem
Comece a escrever o documento na ordem em que o leitor o lerá. Isso ajudará você a garantir um fluxo lógico de uma seção para a próxima. Ele também ajudará você a evitar fazer uma referência geral a algo em uma seção posterior que você não explicou em uma seção anterior. Comece com o seu resumo executivo, que é uma visão geral do seu documento. Este resumo não deve conter material de apoio, mas ser mais uma seção “o que” sem o “por quê”. Você fornecerá o suporte nas seções subseqüentes. Inclua o cenário, o problema ou a oportunidade que ele apresenta e sua solução recomendada. Siga os dominós que caem quando ocorre um cenário enquanto você escreve as seções do seu relatório, diga ao leitor como você irá resolvê-lo e faça suas recomendações.
Resumir e Recapitular
Siga as suas recomendações com o seu resumo. Depois de ter escrito suas seções, resuma suas descobertas sem detalhes. Seu trabalho pode seguir este modelo clássico de escrita: “Diga a eles o que você vai dizer a eles; Diga-lhes; Diga-lhes o que você disse a eles. Isso ajudará você a entender seu ponto principal no início, apoiar suas disputas e reafirmar seu ponto principal no final. O resumo do seu documento final deve ser semelhante ao seu resumo executivo, mas você poderá consultar alguns pontos-chave do seu documento nesta seção. Siga isso com todos os gráficos, gráficos, orçamentos ou outras exposições em seu apêndice.
