Se você é proprietário de uma empresa, é importante manter uma lista atualizada de seu inventário. Itens de inventário são considerados ativos de negócios e devem ser listados como tal em seus registros financeiros. Você também precisa dessas informações para calcular com precisão quanto você precisa de seguro em caso de roubo, incêndio, inundação ou outro incidente que possa afetar seu inventário. Se ocorrer um incidente, sua lista de inventário irá ajudá-lo quando você registrar uma reivindicação de seguro.
Itens que você precisará
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Computador
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Programas
Decida que tipo de software de computador você deseja usar para registrar e atualizar seu inventário. Muitas empresas usam uma planilha do Excel para listar seus itens de estoque.
Insira informações como uma descrição de cada item; quantidades de itens; números de série no equipamento; o nome do fabricante; preço de compra; e data de compra. Todo tipo de negócio terá coisas diferentes para incluir. Um escritório de advocacia pode ter apenas equipamentos de escritório; uma construtora poderia ter bulldozers, caminhões, reboques e ferramentas; uma mercearia pode ter caixas registradoras, prateleiras, geladeiras, freezers e os produtos alimentícios que vendem. Uma grande loja ou empresa pode precisar fazer o inventário de itens diariamente; um pequeno escritório pode precisar apenas inventariar equipamentos uma vez por ano. Nem tudo precisa ser inventariado. Materiais de escritório como papel, canetas e clipes de papel não precisam ser inventariados (a menos que você tenha uma loja de material de escritório). Como regra geral, você deve inventariar tudo o que incluir em um relatório de seguro.
Inclua cópias digitalizadas de recibos da sua compra original nos registros do seu computador.
Inclua cópias digitalizadas ou digitais de fotografias do seu inventário nos registros do seu computador. Por exemplo, tire fotos de computadores, copiadoras, carros, caminhões, jóias (se você possui uma joalheria), maquinário, etc.
Salve seus registros de computador em um local seguro, onde uma senha seria necessária para acessar. Somente forneça a senha para aqueles em quem você confia com essas informações.
Certifique-se de ter várias cópias do seu inventário mantidas fora do local em um local seguro. Forneça uma cópia eletrônica de seu inventário para seu advogado, contador e agente de seguros.
Considere obter um cofre no seu banco, onde você pode manter cópias impressas e eletrônicas de seu inventário.
