Quando um projeto de construção é lançado para licitação, seu proprietário está procurando por um empreiteiro responsável e qualificado para fazer o trabalho a um custo razoável. O processo de licitação garante que os possíveis licitantes estejam trabalhando com as mesmas informações, o que permite comparar não apenas os preços, mas também a eficácia do lance.
As chances de um resultado de projeto bem-sucedido aumentam muito quando o proprietário prepara informações completas e factuais para os proponentes. Essa informação é chamada de pacote de lance ou documentos de lance. Esses documentos incluem os planos de projeto, especificações, listas de quantidades, informações de cronograma e dados sobre qualquer equipamento ou produtos específicos a serem utilizados. Informações relevantes sobre as condições do site também estão incluídas. Uma cópia do contrato a ser assinado geralmente faz parte do pacote para permitir que as empresas de licitação tenham tempo de analisá-lo também. Os documentos de licitação, em conjunto, normalmente tornam-se parte do contrato do licitante vencedor. Quantidades de licitação e preços unitários controlam quanto dinheiro é devido em pagamentos de progresso durante a vida do projeto.
Os lances públicos, ou aqueles com uma agência ou proprietário governamental, seguem regras diferentes dos lances privados. Eles devem ser anunciados com antecedência e permitem que qualquer empreiteiro qualificado licite, se assim preferir. Os proprietários privados podem optar por limitar o processo aos contratados que selecionaram como proponentes.
Quando os licitantes recebem os pacotes de licitação, eles afiam seus lápis, ou ativam seu software de estimativa, e determinam os custos e a disponibilidade de material, a mão de obra e o equipamento que serão necessários, a ordem de trabalho e os requisitos de programação. Alguns problemas surgem quando eles consideram um projeto. Um exemplo seria descobrir que um componente importante tem um longo tempo de entrega para entrega que entrará em conflito com o cronograma de construção desejado pelo proprietário. Outro problema típico ocorre quando as quantidades fornecidas pelo proprietário não correspondem às quantidades conforme o licitante as estimou. As perguntas são abordadas pedindo esclarecimentos do proprietário. Um proprietário responsável responderá a essas perguntas e compartilhará informações novas ou atualizadas com todos os proponentes.
Muitas vezes, as visitas ao local são organizadas para permitir que os contratados identifiquem possíveis problemas que podem ser caros, como problemas de acesso ou conflitos com estruturas ou melhorias existentes.
Quando a data da licitação chega, as agências governamentais podem ou não abrir licitações publicamente. Algumas agências determinam que a licitação seja concedida ao menor licitante responsivo. Às vezes, isso é problemático, pois o menor licitante pode ter cometido um erro ou ter calculado mal o custo real do projeto, o que pode levar a cortes de cantos ou a trabalhos abaixo do padrão durante a construção. Os proprietários privados normalmente não têm vagas de lance público. Eles têm grande discrição para usar outros critérios além do preço para selecionar um contratado. Um contratado pode ter um preço mais alto, mas pode ter identificado eficiências de agendamento para colocar o projeto online mais rápido, por exemplo.
Qualquer que seja o processo seguido, público ou privado, os lances são avaliados quanto à sua integridade. Um contratado que excluiu parte do trabalho, por exemplo, pode ser considerado "não responsivo", e essa proposta pode ser rejeitada. As informações que foram solicitadas, mas que não foram fornecidas, talvez relativas a seguros ou a uma lista de projetos anteriores, também podem ser motivo para rejeitar uma oferta. Empreiteiros precisam tomar muito cuidado para incluir todos os documentos solicitados.
No final de um processo de licitação bem administrado, os lances dão aos proprietários do projeto critérios objetivos e objetivos para selecionar o melhor contratado para o trabalho.
