Comunicar-se efetivamente com os funcionários é um dos desafios de ser um gerente. Ao contrário de uma conversa pessoal, na qual a mensagem pode ser adaptada para a pessoa que a recebe, quando você fala com os funcionários como um todo, você deve falar em um estilo apropriado para todos. Isso pode ser particularmente difícil ao escrever um memorando negativo - um que seja crítico ou forneça más notícias. Penning tal missiva exige que o gerente seja direto, mas também com tato. O objetivo deve ser incentivar seus funcionários a mudar suas ações sem gerar sentimentos ruins.
Entregue as más notícias primeiro. Ao escrever um memorando negativo, geralmente é melhor chegar às más notícias imediatamente. Incluir uma quantidade significativa de preparação para a mensagem tem várias desvantagens: primeiro, pode parecer que você está atrasando; segundo, alguns funcionários podem parar de ler antes de chegar ao ponto do memorando; e terceiro, se a mensagem foi antecipada, muitos funcionários pularão a introdução de qualquer maneira. O tom desta seção deve ser direto, e os fatos expostos claramente. Tente evitar a raiva ou a negatividade excessiva.
Ofereça incentivo. Depois de ter apresentado as más notícias, mude o tom e o foco do seu memorando para que fique um pouco mais otimista. Se sua carta foi crítica, ofereça palavras de elogio e encorajamento. Se você tiver divulgado notícias desagradáveis, enfatize o positivo. O objetivo do seu trabalho como gerente é liderar, uma tarefa que nunca é mais vital do que em tempos difíceis.
Apresentar uma solução Um dos dilemas que os funcionários enfrentam frequentemente ao receber um memorando negativo é não saber qual ação seu supervisor quer que eles façam agora. Na terceira e última parte da carta, delineie um curso claro de ação que os funcionários podem tomar para melhorar a situação. Esta instrução deve fornecer etapas claras para os funcionários e deve ser entregue em um tom otimista.
Leia em voz alta. Antes de enviar o memorando, você deve examiná-lo e depois lê-lo em voz alta. Leia em voz alta primeiro para si mesmo e, em seguida, para pelo menos uma outra pessoa que possa fornecer feedback. Ouça com atenção as suas próprias escolhas de palavras e tente ouvir qualquer linguagem que possa ser mal interpretada. Depois de fazer essas correções, a carta deve ser revisada para gramática, pontuação e ortografia - para mostrar aos seus funcionários que você escreveu a carta com cuidado.
