Contabilistas definem um ônus como uma restrição colocada sobre como uma organização usa dinheiro. Suponha que o governo de sua cidade vote para gastar US $ 100.000 em consertos de calçada em três meses. Colocar o dinheiro em uma conta de ônus informa à equipe da cidade que o dinheiro está comprometido com o projeto da calçada e não pode ser gasto em qualquer outra coisa. ref1, 2
Dicas
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Um ônus é qualquer coisa que reserve receita para um uso futuro, como uma ordem de compra ou uma dívida fiscal. A contabilidade de gravames é usada principalmente pelos governos para evitar gastos excessivos do dinheiro dos contribuintes. ref2
Contabilidade de encargos
Uma empresa ou governo pode onerar fundos de várias maneiras e por várias razões.
- Escrevendo um pedido de compra para comprar algo.
- Assinatura de um contrato comprometendo-se a comprar bens ou serviços.
- Deixando de lado dinheiro para pagamentos de impostos.
- Reservando dinheiro suficiente para fazer a folha de pagamento.
- Reservando dinheiro para pagar passivos contingentes. Estas são despesas que podem não acontecer, como danos devidos se você perder uma ação judicial. ref1
Quando a organização cria um ônus, ela precisa registrá-la nos livros. Suponha que uma empresa tenha US $ 2 milhões em dinheiro em um fundo apropriado. O proprietário assina um pedido de compra de US $ 700.000 em novos equipamentos, entregáveis em três meses. Escrever o ônus nos livros-razão lembra à administração que a empresa tem apenas US $ 1,3 milhão para gastar. ref3, p.1
Dicas
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Os ônus também são usados no setor imobiliário. A propriedade é onerada quando tem uma garantia, ou quando o zoneamento restringe o que pode ser usado. Este é um conceito separado do termo contábil. ref2
Gravando Encravamentos
A contabilização de ônus marca o ônus nas contas da organização quando o dinheiro é reservado. Quando realmente é pago, o contador zera a conta do ônus e relata o dinheiro como uma despesa paga. ref1
A contabilidade do governo impõe ônus contra o relevante conta de apropriação, como construção de estradas, TI ou despesas legais. Pagar a despesa depois que o dinheiro é onerado não afeta o montante das dotações. No entanto, se o ônus tiver que ser aumentado ou diminuído por qualquer motivo, isso aumentará ou diminuirá a conta de apropriações.ref3, p.3
Uma organização não precisa gastar todo o montante onerado em uma única compra. Se estiver envolvido em três processos, por exemplo, pode onerar os passivos contingentes dos três, depois pagá-los um de cada vez. ref4
Elaboração de uma pré-sobrecarga
Um pedido de pré-oneração pede à administração que estabeleça um ônus. Por exemplo, o departamento de TI quer fazer uma compra de US $ 30.000 em novos equipamentos de informática. Faz um pedido de pré-oneração para aprovar a compra. Se a administração concordar, a TI grava um pedido de compra, que cria o ônus. ref4
