Se você é um funcionário apaixonado e percebe que alguns dos procedimentos em seu trabalho poderiam ser melhorados, você pode considerar escrever uma proposta para introduzir novos procedimentos. Esse tipo de carta de proposta (ou e-mail) pode ser classificado como uma proposta interna. Escrever propostas internas é um pouco diferente de escrever as externas. Como você está escrevendo para pessoas que estão trabalhando na mesma organização que você, você pode usar seu jargão interno e ser menos sensível ao uso de informações confidenciais.
Crie um plano para sua proposta. Determine o público a quem você abordará a proposta. Se você quiser que sua organização introduza um novo sistema contábil, por exemplo, contate o departamento de contabilidade, talvez o escritório do contador chefe. Além disso, determine o propósito de sua proposta - a implementação de um determinado sistema contábil, por exemplo. Além disso, coloque-se no lugar dos leitores. Isso permitirá que você entenda melhor como convencer o público de que sua proposta deve ser aceita.
Comece a escrever a proposta. No início, explique explicitamente e claramente o propósito da sua carta. Por exemplo, você pode escrever: "Estou escrevendo esta carta para pedir ao Departamento de Contabilidade que considere implementar o sistema de contabilidade ABC".
Descreva os procedimentos atuais em sua organização. Mostre qualquer ineficiência nos procedimentos atuais. Por exemplo, o sistema contábil atual pode consumir muito tempo para operar. Além disso, pode causar erros dispendiosos.
Forneça uma breve descrição dos novos procedimentos. Descreva como eles seriam diferentes dos antigos. Primeiro, descreva sua proposta em apenas algumas frases. Depois disso, dê o máximo de detalhes que for necessário. No entanto, mantenha a carta da proposta curta e concisa.
Forneça os argumentos que apóiam a implementação dos novos procedimentos propostos. Listar claramente os benefícios que os novos procedimentos podem trazer para a organização. Os possíveis benefícios podem incluir maior produtividade, melhor qualidade dos bens ou serviços produzidos, maior economia de matéria-prima e maior moral dos funcionários.
Faça backup de sua proposta com qualquer documento, se aplicável. Por exemplo, novos procedimentos podem ter sido testados em outras partes da organização ou no setor. Marcar todos os documentos de apoio de forma clara e indicar o seu significado no texto da carta da proposta.
Forneça detalhes sobre como os procedimentos propostos podem ser implementados em sua organização. Se você pretende introduzir um novo sistema contábil, a implementação pode ser feita em etapas. Por algum tempo, os novos e antigos sistemas podiam ser operados simultaneamente. Depois que o novo sistema for testado, o sistema antigo pode ser eliminado.
Peça a alguém para ler a carta da proposta antes de enviá-la. Peça críticas. Discuta a proposta e identifique os pontos onde ela pode ser melhorada. Altere algumas frases da proposta para torná-la mais convincente.
Envie sua proposta.
Dicas
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Use uma linguagem simples Se você precisar usar determinados termos, forneça suas definições, a menos que tenha certeza de que a pessoa que está lendo a proposta está familiarizada com eles. Além disso, dê preferência a frases curtas que sejam claras e objetivas.
