Toda empresa deve ter um plano de negócios e um centro de conferências não é exceção. Um plano bem escrito não apenas descreve sucintamente o negócio para um estranho, mas também fornece um documento de referência para o proprietário da empresa monitorar o progresso em direção aos objetivos declarados. O processo de realmente ter que pensar em todas as etapas do plano de negócios também é útil na medida em que obriga o autor a considerar todos os aspectos, desde o estabelecimento de metas até o fluxo de caixa financeiro detalhado. Um plano de negócios para um centro de conferências enfrenta desafios específicos, pois tem que contar com uma gama de serviços que lhe permitam funcionar efetivamente durante todo o ano, incluindo os horários em que as reservas podem ser escassas ou inexistentes.
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Como escrever um plano de negócios para um centro de conferências
Prepare um esboço do plano para que ele possa atuar como um guia na construção da estrutura detalhada. Um plano adequado para um centro de conferências consistiria em: Sumário executivo Missão, visão e objetivos Histórico e descrição da empresa Produtos e serviços Análise de mercado e demanda Plano operacional Gestão e organização Plano financeiro * Apêndices
Estabeleça metas para o negócio. Estes precisam ser definidos em termos quantificáveis, não apenas generalidades. Por exemplo, "ser lucrativo" é um objetivo muito vago, um objetivo melhor seria: "gerar lucros antes dos impostos de US $ 120.000 até o final do segundo ano". Isso dá ao proprietário algo muito específico que pode ser dividido em metas menores, como a receita mensal.
Realize pesquisas de mercado detalhadas para confirmar a demanda por instalações para conferências e para rever o cenário competitivo. Os serviços a serem oferecidos vão desde os mais básicos - simplesmente oferecendo acomodação para reuniões - até um centro residencial completo com serviços de bufê no local e em estilo de hotel. Seja qual for o tamanho da empresa, será necessário ter salas de reunião e equipamentos de apresentação para locação, bem como a capacidade de fornecer, pelo menos, bebidas quentes e frias e refeições leves. O acesso à Internet de alta velocidade também é praticamente essencial no mercado atual.
Revise o mercado alvo e a concorrência. Há muitas perspectivas para um centro de conferências, mas algumas das mais importantes serão planejadores de eventos e empresas locais. O plano de negócios deve expandir os dados demográficos e descrever como eles serão informados sobre os serviços fornecidos. Os métodos incluirão comunicados à imprensa, um site direcionado, contatos com órgãos como Câmaras de Comércio, bem como publicidade impressa tradicional. A revisão competitiva deve discutir os pontos fortes e fracos das empresas que oferecem instalações semelhantes e rever suas estratégias.
Inclua uma seção financeira com receitas projetadas e uma demonstração de lucros e perdas, um balanço e uma fonte e aplicação de fundos. Com um centro de conferências, é provável que o negócio seja cíclico e, portanto, deve mostrar como cobrirá os custos no período de silêncio; geralmente os meses de inverno - talvez oferecesse instalações para eventos privados, como festas e recepções de casamento, nos horários em que as reservas de empresas são lentas.
Prepare o formato de apresentação. Se for um documento destinado principalmente para uso interno, um simples documento escrito pode ser suficiente. Mas, se for para ser fornecido a investidores externos, quanto mais profissional parecer, melhor. Neste caso, poderia ser fornecido em um DVD, com fotografias, vídeo e áudio incluídos. Ele deve ser acompanhado por um documento escrito ou uma apresentação do tipo PowerPoint, e isso inclui todas as informações relevantes, como análises estatísticas detalhadas e folhetos descrevendo o negócio.
