Uma corporação é uma entidade separada das pessoas cujas ideias a criaram. Quando um empreendedor incorpora, ele está renunciando ao status de único proprietário e permitindo que o negócio permaneça sozinho como um ser legal. Em troca, o empreendedor goza de responsabilidade limitada, proteção de bens pessoais e benefícios fiscais. Embora a corporação seja uma entidade em si, como um ser imaginário, ela não pode executar os procedimentos e protocolos necessários que devem ser executados para que a corporação mantenha seu status e opere legalmente. Este serviço de limpeza corporativo deve ser mantido.
Formalidades
O advogado de consultoria Robert G. André discute as formalidades que uma corporação deve cumprir em sua publicação intitulada "Corporate 'Housekeeping'". A empresa deve aderir a todos os requisitos governamentais, como enviar um relatório anual ao estado e manter as licenças comerciais necessárias. A corporação deve aderir a todas as leis societárias, que normalmente exigem assembleias anuais de acionistas, reuniões do conselho de administração e atas (transcrição) dessas reuniões, além disso, os acionistas devem estar cientes das decisões que afetam o bem-estar da corporação. decisões, como fusões, aquisições ou liquidação, não devem prosseguir antes do voto dos acionistas.
Finança
A corporação deve ter suas finanças em ordem. Se a empresa empresta dinheiro a uma parte interessada (alguém com algo a ganhar), o empréstimo deve ter uma taxa de juros legal e ter multas por atraso de pagamento, como qualquer outro empréstimo. A corporação deve fornecer capital suficiente para cobrir seus riscos e responsabilidades. Se uma corporação foi formada com pouco capital e tem grandes dívidas, o tribunal pode considerar isso um abuso do sistema e permitir que os credores venham atrás de ativos pessoais. Além disso, qualquer excesso de "altos salários, bônus ou outros pagamentos para pessoas de dentro" pode causar problemas para a corporação, afirma André.
Negócio é negócio
Um membro do conselho ou empresário não pode misturar fundos corporativos com fundos pessoais. Em seu artigo de 2010 intitulado "Atender ao seu Corporate Housekeeping", a advogada de Nova York Nina Kaufman chama isso de "mistura de fundos". Essas contas devem ser mantidas totalmente separadas. Misturar esses fundos é pedir problemas.
Registros
Registros e documentações adequados também são essenciais para a manutenção adequada da empresa. A empresa deve ter em documentação de registro, como os detalhes de cada reunião, registros contábeis, um registro de cada acionista e cópias de comunicação por escrito aos acionistas. Uma trilha de papel legítima é a melhor forma de proteção para a corporação e suas partes interessadas, afirma André.
