Os sistemas de arquivamento evoluíram ao longo dos anos, desde o preenchimento de papelada em caixas até programas de software sofisticados que armazenam arquivos eletronicamente fora de vista. Embora você possa escolher uma variedade hoje, todos os sistemas de arquivamento compartilham um objetivo principal: o gerenciamento eficaz de registros. Com vários sistemas de arquivamento disponíveis, é importante considerar as características de cada um deles para selecionar o mais adequado. Os sistemas de arquivamento mais comuns são fáceis de implementar e fornecem um meio de gerenciamento de arquivos eficaz.
Arquivamento Alfabético
Arquivamento alfabético é o sistema de arquivamento mais comum para menos de 5.000 registros. O arquivamento por ordem alfabética é um sistema no qual você organiza arquivos por nomes de indivíduos, empresas, instituições, agências, assuntos, tópicos ou localizações geográficas de acordo com a ordem do dicionário. Este sistema é eficaz para arquivos de nome de cliente ou cliente. Se estiver preenchendo assuntos, use um índice relativo. O índice é uma lista em ordem alfabética dos nomes de tópicos escolhidos para representar cada assunto. Consulte o índice relativo para descobrir o nome do tópico para arquivar o registro.
Arquivamento Numérico
Ao configurar um sistema de arquivamento numérico, organize os arquivos em ordem seqüencial usando os números diretamente do registro ou um número atribuído. A maioria dos sistemas usa um índice para recuperar os arquivos. Um sistema de arquivamento numérico aumenta a produtividade devido ao aumento da velocidade de arquivamento e à localização de um arquivo.Também fornece identificação precisa e permite maior confidencialidade. Ele é capaz de expansões infinitas e você pode usá-lo para mais de 5.000 registros, ao contrário dos sistemas de arquivamento alfabéticos.
Arquivamento alfa-numérico
O arquivamento alfanumérico usa uma combinação de nomes e números. Você geralmente usa esse tipo de sistema de arquivamento com nomes e números de assunto. Organize os arquivos de acordo com divisões alfabéticas ou cabeçalho de assunto e, em seguida, por categoria de número. É necessário usar um índice relativo para arquivos alfanuméricos. O índice listará os códigos numéricos atribuídos a cada divisão alfabética.
Sistemas de arquivamento sem papel
Sistemas de arquivamento sem papel estão se tornando comuns para muitas empresas e residências. Ele resolve a necessidade de espaço de armazenamento físico e o problema de informações perdidas ou perdidas. Um sistema de arquivamento sem papel permite o acesso compartilhado em vários departamentos. Embora o acesso compartilhado forneça acesso sob demanda aos registros, você pode definir direitos de usuário para visualizar, editar, criar ou excluir arquivos para controlar o acesso. Os tipos de sistemas de arquivamento sem papel incluem programas de software simples, servidores de documentos e sistemas de gerenciamento de documentos.
