As contas a pagar, ou AP, são classificadas como passivos circulantes e registradas no balanço patrimonial. Para fechar os livros no final do mês e no final do ano, o Contas a Pagar deve estar em conciliação. Esta pode ser uma conta muito grande ou pequena, se você for uma pequena empresa.
Se a sua empresa usa o método de acumulação de contabilidade, registra as despesas à medida que ocorrem, e não quando são realmente pagas. Se este for o caso, a conta AP é usada extensivamente. Geralmente, as empresas usam um saldo contábil geral (soma total) e um saldo subsidiário (detalhes de contas) para registrar contas a pagar.
Obter o saldo do razão geral ou a soma das contas a pagar e o saldo da contabilidade subsidiária ou os detalhes da AP. Esses dois registros devem ter o mesmo valor para reconciliar a conta.
Use um programa de planilha para configurar a reconciliação de contas a pagar. Use a coluna A para inserir o saldo de contas a pagar de acordo com o razão geral. Use a coluna B para inserir o saldo detalhado de contas a pagar. Se esses dois corresponderem, a conta será reconciliada. Se houver uma diferença de conciliação, há mais trabalho a fazer antes de fechar a conta.
Revise itens no detalhe de contas ou subsidiárias que não estão no razão geral. Além disso, observe todos os itens no razão geral que são omitidos dos detalhes das contas. Adicione e subtraia esses itens conforme apropriado de cada registro.
Procure possíveis erros de gravação para ajudar você a reconciliar suas contas a pagar.
Encontre entradas que foram lançadas diretamente no razão geral e não são registradas no razão auxiliar ou nos detalhes. Adicione essas entradas ao lado da subconta ou à reconciliação.
Procure entradas no razão auxiliar que não estejam registradas no razão geral. Adicione os valores à coluna do razão geral da reconciliação.
Revise as entradas nas contas a receber e detalhes de contas a pagar ou sub-livros. Certifique-se de que as entradas foram registradas corretamente como débitos e créditos. Erros comuns de gravação incluem créditos a receber ou débitos para registrar as contas a pagar.
Examine as entradas da conta em dinheiro. Procure créditos e débitos em dinheiro em vez de contas a pagar.
Faça entradas de ajuste para fechar os livros se a conta ainda não for reconciliada. Se a diferença exceder o limite de materialidade da sua empresa, continue a analisar todas as entradas até que os livros sejam reconciliados.
Dicas
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Considere investir em um software de reconciliação automatizado para ajudar você a fechar seus livros com mais eficiência. Esses programas ajudarão você a localizar discrepâncias em seus livros com muito mais rapidez do que usando uma pesquisa manual.
