Para a maioria dos gerentes, disciplinar os funcionários é uma das experiências mais desconfortáveis com que lidar. Os gerentes têm a responsabilidade de redigir cartas de ação disciplinar que permaneçam nos arquivos dos funcionários para documentar as irregularidades do funcionário. Essas cartas têm duas funções: notificar o funcionário sobre o que vai acontecer com ele como resultado de sua infração e servir como um registro permanente da má conduta de empregado em seu arquivo.
Carregue a impressora com papel timbrado da empresa. Esta carta se tornará parte do arquivo oficial do funcionário, portanto, você deve seguir o protocolo apropriado.
Digite a data completa. Ignore uma linha e digite o nome do funcionário e o endereço da empresa. Mesmo que você não envie a carta de fato, seguir o formato adequado de carta comercial transmitirá a impressão de profissionalismo.
Comece a carta digitando o nome do empregado, seguido de dois pontos. Pule uma linha.
Comece o primeiro parágrafo, declarando claramente a natureza da infração. Consulte o manual do funcionário da sua empresa para que o funcionário possa procurar a regra por conta própria. Forneça detalhes específicos sobre a infração, como a data em que o incidente ocorreu e mencione todos os outros funcionários envolvidos.A indicação clara dessas informações ajudará você se o funcionário contestar a ação disciplinar e levar o caso ao tribunal.
Explique em detalhes o que o empregado fez de errado e como ela deveria ter agido na situação. Os funcionários às vezes violam as regras porque não as compreendem claramente, portanto, uma explicação da violação e das informações apropriadas ajudará a evitar que ela cometa a infração uma segunda vez. Ofereça-se para se reunir com o funcionário para discutir o assunto em detalhes.
Dê ao funcionário a oportunidade de corrigir a infração, por exemplo, escrevendo uma carta formal de desculpas à outra parte. Informe-o dos prazos para enviar a resposta ou carta.
Diga ao empregado de forma clara e concisa o que ele pode esperar como resultado dessa infração. Dê detalhes apropriados para sua punição atual, como as datas de quaisquer audiências ou datas efetivas para o término de seu emprego, se aplicável. Se o empregado puder esperar uma ação disciplinar progressiva como resultado de novas infrações, informe a ela quais serão essas punições.
Forneça ao funcionário as informações sobre o processo de apelação, se aplicável.
Peça ao empregado uma resposta formal para o seu arquivo; muitas vezes esta resposta será na forma de uma carta formal. Você precisa desta documentação para o arquivo do funcionário, caso ele leve a questão ao tribunal.
Digite seu nome completo e título. Imprima a carta e assine o seu nome sobre o seu nome digitado em tinta azul ou preta.
Faça várias cópias da carta. Guarde 1 cópia no arquivo do empregado, dê outra para o advogado da sua empresa e guarde outra para seus próprios registros.
Envie a carta para o funcionário ou entregue a ele na frente de um representante de recursos humanos ou assistente administrativo. Você precisa de confirmação de que o funcionário recebeu a notificação oficial.
Dicas
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Mantenha o tom profissional e factual. Esta carta pode ir a tribunal se o empregado contestar a ação disciplinar e você quiser parecer profissional e justo em todos os momentos.
