As faturas devem ter datas para esclarecer as obrigações do emissor e do destinatário. A data da fatura é a data da emissão do documento - não necessariamente a data em que os produtos ou serviços foram fornecidos. Os termos de pagamento são interpretados em relação a essa data. A data também é uma maneira de as faturas individuais serem registradas e diferenciadas umas das outras. As datas da fatura devem ser exibidas com destaque para evitar confusão sobre a fatura e para garantir que a fatura seja um documento confiável.
Termos de pagamento
As faturas incluem um cronograma para o envio de mercadorias ou a expectativa de pagamento. O prazo de pagamento de "30 dias líquidos", por exemplo, é calculado a partir da data da fatura, para que o pagamento seja devido no prazo máximo de 30 dias a partir da data da fatura. A data de envio pode ser a data da fatura se a fatura foi produzida no mesmo dia em que as mercadorias foram enviadas. Se um pagamento ficar vencido, as empresas contarão com o cronograma fornecido pela data da fatura e os termos para realizar a atividade de cobrança. Se os clientes receberem um desconto por pagamento antecipado, essas datas determinarão se a fatura foi paga em tempo suficiente para receber o bônus.
Manutenção de registros de fatura
As empresas que enviam muitas faturas devem ter um sistema para gerar números de fatura exclusivos para cada venda. Um sistema de numeração seqüencial garante que as faturas sejam facilmente rastreadas quando forem produzidas e pagas, mesmo que várias faturas sejam produzidas com a mesma data de fatura.
