Existem quatro fases básicas de contabilidade: gravação, classificação, resumo e interpretação de dados financeiros. A comunicação pode não ser formalmente considerada uma das fases da contabilidade, mas também é um passo crucial. Todas as informações contábeis devem ser comunicadas adequadamente às partes apropriadas após a análise. Os relatórios contábeis devem ser preparados e distribuídos, e devem incluir a demonstração de resultado básico e o balanço patrimonial, bem como informações adicionais, incluindo índices contábeis, diagramas, gráficos e extratos de fluxo de fundos.
Gravação
A gravação é uma fase básica da contabilidade que também é conhecida como escrituração contábil. Nessa fase, todas as transações financeiras são registradas de maneira sistemática e cronológica nos livros ou bancos de dados apropriados. Registradores contábeis são os documentos e livros envolvidos na preparação de demonstrações financeiras. Registradores contábeis incluem registros de ativos, passivos, livros, periódicos e outros documentos comprovativos, como faturas e cheques.
Classificando
A fase de classificação da contabilidade envolve classificar e agrupar itens semelhantes sob o nome, categoria ou conta designados. Esta fase utiliza uma análise sistemática dos dados registrados, em que todas as transações são agrupadas em um único local. Por exemplo, "despesas de viagem" podem ser uma categoria que os contadores usam para classificar as despesas relacionadas às viagens da empresa. O termo “ledger” refere-se ao livro no qual as classificações são registradas.
Resumindo
A fase de resumo da contabilidade envolve resumir os dados após cada período contábil, como um mês, trimestre ou ano. Os dados devem ser apresentados de uma maneira que seja fácil de entender e usar pelos usuários externos e internos das demonstrações contábeis. Gráficos e outros elementos visuais são freqüentemente usados para complementar os dados de texto.
Interpretação
A fase de interpretação do processo de contabilidade preocupada em analisar dados financeiros e é uma ferramenta crítica para a tomada de decisões. Essa função final interpreta os dados registrados de uma maneira que permite que os usuários finais façam julgamentos significativos em relação às condições financeiras de uma conta comercial ou pessoal, bem como a lucratividade das operações de negócios. Esses dados são então usados para preparar planos futuros e estruturar políticas para executar planos financeiros.
