Imagine isso: você chama um fornecedor para pedir alguns widgets e enviar um email para confirmar. O problema é que eles enviam cinco casos em vez de quatro e você recebe uma fatura maior do que esperava. Como você não tem nada legal para responsabilizar esse fornecedor, você não tem muito retorno. Você pode ficar com raiva e ameaçar reter o pagamento, mas tudo pode ficar confuso e arruinar seu relacionamento. O que fazer? No futuro, você pode considerar a implementação de um sistema de pedidos de compra. Os POs desempenham um papel importante no controle de compras corporativas, ajudando você a rastrear pedidos e gerenciar pagamentos pelo trabalho realizado.
O que é um pedido de compra?
Um pedido de compra é a confirmação oficial de um pedido de bens e serviços. Ele age como um contrato entre uma empresa e seus fornecedores, de modo que o fornecedor sabe exatamente o que foi encomendado e a empresa sabe exatamente quais produtos e serviços serão entregues e até que data. Quando um fornecedor aceita um pedido de compra, ele cria um contrato juridicamente vinculativo entre as duas partes. Assim, você nunca ficará preso a um caso extra de widgets que não é necessário, e o fornecedor está protegido porque agora ele tem uma prova legal de que os produtos e serviços foram solicitados. Se você não criou um pedido de compra, não haveria nenhuma ordem vinculativa do cliente.
O que as ordens de compra parecem?
As ordens de compra se parecem muito com uma fatura. A única diferença é que o comprador as cria, não o vendedor. Geralmente, um pedido de compra incluirá as seguintes informações:
- Informações da empresa do comprador.
- Endereço de envio / faturamento.
- Informações da empresa do fornecedor.
- Detalhes do pedido - produto, quantidade, preço e data de entrega.
- Data do pedido.
- Número do pedido.
Pode haver condições específicas sobre o pedido também, como quando o pagamento deve ser feito. Muitas empresas criam um documento de pedido de compra padronizado com informações genéricas preenchidas para garantir consistência.
O que é um número de pedido de compra?
Se houver um item no pedido de compra que você deve incluir, é o número do pedido. O número da ordem de compra é um número de referência exclusivo que facilita a correspondência de entregas com compras quando elas chegam. Usá-los deve acelerar o processamento da fatura, pois você pode acompanhar facilmente quando os pagamentos foram feitos em pedidos específicos. Isso também minimiza o risco de pagamentos incorretos, pois você não pagará em faturas que não tenham um PO correspondente.
Aqui está um exemplo. Suponha que você precise de um novo conjunto de arquivos. Você cria um pedido com o tamanho, a quantidade e os requisitos específicos para os gabinetes e os envia ao fabricante. Depois que o fabricante aprova o pedido de compra, ele cria um contrato legal entre as duas partes. O fabricante enviará os gabinetes e enviará uma fatura para o valor total devido. Essa fatura fará referência ao número do pedido. Assim, quando você recebe a fatura, pode verificar a ordem de compra para garantir que os dois documentos coincidam. Se eles fizerem isso, vá em frente e pague. Se não o fizerem, alguém cometeu um erro que você precisa investigar.
Como você integra um sistema de pedidos de compra em seu negócio?
Se você nunca usou PO antes, será perdoado por pensar que é tão simples quanto configurar um modelo de pedido de compra no Microsoft Word ou em seu software de contabilidade. Essas opções são ótimas para criar um documento de ordem de compra física, mas há algumas coisas adicionais nas quais você precisa pensar antes de integrar um sistema de pedido de compras ao seu negócio:
Quem está fazendo a compra?
Um administrador de pedidos de compras primário deve controlar o sistema de pedidos de compras. Isso centralizará suas compras e fornecerá um registro claro de quanto dinheiro está sendo gasto. Assim que um pedido de compra é criado, o administrador pode imediatamente incluir o custo no orçamento da empresa. Essencialmente, você começará tirando os cartões de crédito das mãos da equipe geral.
Qual é o processo para levantar uma requisição?
Todo processo de PO começa com uma requisição. Esta é uma solicitação de pedido de compra que os funcionários fazem sempre que precisam comprar produtos ou serviços. Você precisará criar um modelo de requisição padronizado, que todos os membros da equipe devem usar. Muitas pequenas empresas permitem que sua equipe simplesmente envie um pedido por e-mail para um gerente, que fará a ligação com o administrador para alocar um orçamento, obter aprovação para a compra e levantar o PO necessário.
A adição de um sistema de requisição garante que a equipe obtenha um sinal de aprovação centralizado antes de comprar, para que nada escorregue pelas rachaduras. Em breve, você terá dados suficientes para acompanhar como os funcionários estão usando suprimentos e identificar padrões de compra, como, por exemplo, existem oportunidades de compra de volume com desconto de um fornecedor?
Como você vai registrar o PO?
Os administradores podem optar por aprovar, rejeitar ou sinalizar uma requisição para discussão adicional. Depois que a requisição é aprovada, o administrador do PO deve alocar um número do pedido ao pedido - você pode usar qualquer código alfanumérico que desejar - e registrá-lo em um registrador PO. Manter um registro garante que você mantenha um total de compras em execução. Você pode ver o impacto de uma requisição antes de aprová-la e atualizar seu orçamento sempre que uma ordem de compra for gerada. É também uma parte fundamental das trilhas de auditoria, garantindo que não haja discrepâncias entre os suprimentos que entram e os pagamentos que saem.
Como você vai gerenciar fornecedores?
Naturalmente, você precisará informar seus fornecedores de que está migrando para um sistema de PO. Isso é tão simples quanto entrar em contato com seus fornecedores e informá-los de que você enviará um pedido de compra antes de fazer qualquer pagamento por mercadorias. Como você obtém o PO para o fornecedor é com você - na maioria das vezes, o administrador irá enviá-lo diretamente para o destinatário.
Uma vez que o fornecedor recebe seu pedido de compra, ele deve verificar cuidadosamente os erros antes de preparar as mercadorias a serem entregues. Muitos fornecedores maiores são usados para compras com apoio de ordens e têm sistemas configurados que sinalizarão sua conta se você tentar comprar sem um pedido.
Como você reconciliará os pagamentos da fatura com o registro do PO?
Se você mantém um registro PO atualizado, a conciliação de faturas ou extratos de cartão de crédito com o pedido não é especialmente difícil ou demorada. Você está apenas procurando sinalizar qualquer compra que não tenha sido registrada com um pedido de compra. Então, é um caso de treinar a equipe para eliminar qualquer excesso de compras no futuro.
Se você automatizar o processo de pedido de compra?
Em vez de fazer as coisas manualmente, você pode optar por investir em algum software de compra para proprietários de pequenas empresas. Esses sistemas podem automatizar suas requisições e aprovações de rotina e gerar POs automaticamente, o que torna a coisa toda muito menos desafiadora. Eles também gerenciam seus documentos de compra de um centralizado em um local, acessível de qualquer lugar, o que facilita o gerenciamento de pedidos de compra em qualquer lugar. Alguns sistemas têm outros recursos úteis, como um catálogo de fornecedores para tornar as requisições de compra mais fáceis e mais convenientes para seus funcionários.
As plataformas são tão amplas quanto longas, e há muitos sites de resenhas on-line para ajudá-lo a restringir as opções. Como sempre, aproveite as demonstrações e os períodos de teste gratuito, para ter certeza de que tomou a decisão certa antes de comprar.
