A documentação do processo descreve claramente as tarefas críticas que ocorrem em uma empresa. Eles eliminam a confusão entre os funcionários e colocam todos os membros de uma empresa na mesma página. Um documento de processo define quais são os processos atuais em uma empresa. Ao identificar as práticas atuais, muitas vezes você descobre falhas no sistema atual e vê espaço para melhorias. A documentação do processo também permite que a empresa se ajuste mais rapidamente às necessidades de negócios em mudança. A definição clara das funções atuais da sua empresa permitirá que a empresa avance.
Determine o escopo do documento. Você pode documentar cada processo dentro de uma empresa ou em empresas maiores, concentrando-se em um conjunto de processos. Por exemplo, uma grande corporação pode querer começar apenas com suas funções contábeis, em vez de documentar todo o funcionamento da organização.
Elaborar uma representação visual de uma página dos processos. Inclua uma matriz de aplicabilidade, uma descrição de quem é responsável por cada tarefa ou um fluxograma de processo. Um diagrama de fluxo de processo é uma representação de alto nível das várias etapas para concluir um processo e como as etapas fluem pela organização. Por exemplo, as várias etapas para o pagamento de uma fatura podem ser descritas com um fluxograma de processo.
Explique o impacto do processo em produtos e serviços. Detalhe os efeitos das operações normais e os efeitos que uma falha no processo causaria. Por exemplo, se as faturas forem perdidas e não forem pagas, o fornecedor se recusará a enviar o próximo pedido.
Defina as funções dentro do processo. Identifique os papéis por sua função de trabalho e não por indivíduo. Por exemplo, os balconistas de contas a pagar processam as faturas e as inserem no sistema para pagamento. O controlador aprova as faturas e autoriza o pagamento.
Descreva todos os sistemas de computador e software usados no processo. Defina claramente cada sistema, sua finalidade e sua funcionalidade.
Documente o processo do começo ao fim. Use o fluxograma do processo como um guia para a redação do texto. Inclua o máximo de detalhes possível, dependendo do escopo que você escolheu incluir no documento. Use nomes de função para atribuir responsabilidade em vez de nomes individuais.
Inclua uma seção para exceções. Documente o que acontece quando o fluxo normal do processo não é seguido. Por exemplo, quando os sistemas de computador estão inativos, um sistema de contabilidade baseado em papel é promulgado para processar as faturas.
Revise o documento do processo com todas as partes afetadas. Certifique-se de que todos estejam de acordo sobre os processos.
