“Conhecimento Tribal” é definido como qualquer informação não escrita que seu negócio, equipe, grupo ou tribo usa para alcançar seus objetivos. O problema com o conhecimento tribal é quando você perde membros-chave da tribo, o conhecimento vai embora com eles. Ao documentar os procedimentos ou processos da sua empresa, você pode proteger esse conhecimento e rapidamente trazer novos membros para a velocidade. Entender a necessidade de documentar "Conhecimento Tribal" é um elemento importante para a criação desses documentos.
Defina seus resultados
Crie uma "Declaração de Escopo" escrevendo uma declaração simples que identifique tudo o que deve ser incluído neste projeto de documentação. Identifique claramente o processo específico que será documentado. Indique se a documentação do processo reflete como o processo realmente funciona hoje ou define como o processo deve funcionar no futuro.
Crie uma "Matriz de Propriedade" que mostre quem é o proprietário do processo ou quem é o proprietário de quais partes do processo. Essa matriz pode ser tão simples quanto um organograma ou um diagrama de fluxo de processo que identifica claramente os proprietários e as informações de contato dos proprietários.
Identifique os produtos ou serviços específicos que estão sendo documentados. Essa é tipicamente uma lista que inclui todas as informações pertinentes, como o número do modelo, o número da peça e a descrição.
Descreva os papéis dos envolvidos no processo. Forneça uma explicação clara com base no cargo e não em capacidades individuais. Explique o que essa posição faz e como ela se encaixa no processo. Pode ser um único documento listando o título e a descrição do trabalho ou uma descrição completa do cargo para cada posição-chave no processo que está sendo documentado.
Documente cada etapa do processo, do começo ao fim, criando um diagrama ou gráfico "Fluxo do processo". Normalmente, um fluxograma de alto nível é criado, mostrando as principais etapas do processo, e um fluxograma de baixo nível documenta as etapas do processo, subordinadas a cada uma das principais etapas.
Crie a documentação apropriada de "Políticas e Procedimentos" para cada etapa do processo. Ao explorar o processo com entrevistas e pesquisas, essas políticas e procedimentos surgirão. Mantenha anotações detalhadas, que servirão de base para a criação desses documentos de políticas e procedimentos.
Inclua um documento em suas entregas que forneça uma explicação do processo interno de "Gerenciamento de Documentos". Este documento deve explicar como os documentos da empresa são revisados e aprovados e distribuídos e arquivados dentro da empresa.
Crie os documentos
Inventário dos documentos existentes para obter uma compreensão clara do que está atualmente em vigor. Você não precisa reinventar a roda criando novos documentos se a mesma informação estiver coberta nos documentos existentes. Identifique quais desses documentos são utilizáveis e podem ser criados e quais documentos estão obsoletos. Com um inventário completo de documentos existentes, você saberá quais documentos estão faltando e devem ser criados. Gere uma lista geral de documentos que mostram o status de cada documento como existente, obsoleto ou novo. Tenha este "Inventário" em mãos antes de sua primeira reunião com o gerente principal.
Crie a "Matriz de Propriedade", analisando tudo o que já está disponível, como os organogramas existentes e os diretórios da empresa. Tenha essa "Matriz de Propriedade" em mãos antes de sua primeira reunião com o gerente principal.
Reúna-se com o gerente principal e analise seu "Inventário" e "Matriz de propriedade". O objetivo desta reunião não é apenas fazer com que o gerente superior examine sua pesquisa, mas sim aprová-la e concordar com seu plano. Esteja preparado para esta reunião e não perca tempo do gerente principal.
Reúna-se com cada chefe de departamento depois de fazer todas as alterações do gerente principal em "Inventário" e "Matriz de propriedade". O objetivo dessas reuniões de chefe de departamento é levar esse departamento rapidamente ao que você está fazendo e iniciar discussões sobre o papel de cada chefe de departamento e as etapas do processo que eles possuem. Faça anotações detalhadas ou grave a reunião para não perder nada. Conforme você avança nessas reuniões de chefe de departamento, o processo vai emergir e começar a se solidificar.
Atualize todas as entregas continuamente à medida que você recebe as informações novas ou mais precisas de cada chefe de departamento. Depois da sua última reunião de chefe de departamento, você deve ter cerca de metade de suas entregas.
Reúna-se com os supervisores apropriados, artesãos de ponta e outros envolvidos no processo para esclarecer o que realmente está acontecendo nessa etapa do processo. Essas pessoas serão identificadas pelo chefe de departamento durante a entrevista. Essas pessoas práticas são tipicamente mais informadas, passo-a-passo, dia a dia, procedimentos em sua área de responsabilidade do que o respectivo chefe de departamento. Mais uma vez, faça anotações detalhadas e faça todo o possível para estar preparado antes de se encontrar com essas pessoas, para que você minimize o tempo que você está tirando do dia ocupado.
Complete seu primeiro rascunho de todos os seus documentos. Isso é chamado de primeiro rascunho, mas esses documentos ainda devem estar completos com base em todas as informações obtidas até o momento.
Distribua seus primeiros rascunhos, claramente marcados como primeiro rascunho, para os respectivos chefes de departamento e subordinados para a revisão. Dê-lhes tempo para revisar completamente esses documentos e peça-lhes que redijam quaisquer alterações.
Inicie uma segunda rodada de reuniões individuais com os mesmos chefes de departamento e subordinados para revisar todas as linhas vermelhas e preparar o rascunho final desses documentos.
Complete todas as revisões da linha vermelha. Preste muita atenção às alterações em uma etapa, que podem afetar a etapa anterior ou posterior, e altere esses documentos, procedimentos ou etapas de fluxo de acordo. Envie este rascunho final para os respectivos chefes de departamento e subordinados para sua revisão final.Envie o rascunho final inteiro simultaneamente ao gerente principal para a análise do gerente principal.
Faça as revisões finais e envie esses documentos revisados de volta ao iniciador para aprovação final. Pode haver inúmeras revisões antes e depois da aprovação final. Você precisa que cada subordinado e chefe de departamento conceda a aprovação completa dos documentos, ou partes dos documentos, diretamente relacionados à sua área de responsabilidade. No entanto, sua documentação não é considerada aprovada até que o gerente tenha analisado e aprovado.
Dicas
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Entrevistas podem ser delicadas quando você está interrompendo o dia de trabalho de alguém. Esteja preparado para essas entrevistas, dispondo dos materiais pertinentes disponíveis, como o "Fluxograma do Processo" ou outros documentos que ajudarão na condução da entrevista. Seja gentil e sempre trate a todos com a mesma dignidade e respeito que você espera por si mesmo. Seja eficiente e mantenha a entrevista focada no objetivo específico da reunião.
