O Formulário W-4 do IRS é um certificado que a agência fiscal federal exige que todos os novos funcionários preencham e devolvam aos seus empregadores. O W-4 lista o número de permissões de retenção que o empregado deseja reivindicar. Quanto maior o número de licenças, menor o montante de retenção. O W-4 também permite que os funcionários reivindiquem isenção de retenção na fonte. No passado, o IRS exigia que os empregadores enviassem W-4s para certos funcionários, mas esse não é mais o caso.
Submissão
Ao mesmo tempo, o IRS exigia que os empregadores enviassem formulários W-4 quando um funcionário que ganhasse pelo menos US $ 200,00 em salário alegava mais de 10 subsídios de retenção na fonte. Em 2010, uma mesada isentou US $ 3.650 do salário do empregado do imposto de renda. O IRS também exigiu que os empregadores arquivassem os W-4s para os funcionários que reivindicavam isenção total de impostos federais, em razão de seu status de declaração, renda familiar, deduções e isenções.
Retenção
Os empregadores tinham que seguir as instruções da Receita Federal para reter de acordo com um limite no número de isenções permitidas ao empregado. Os funcionários tiveram que revisar seus W-4s se quisessem reivindicar mais isenções do que o permitido e fornecer uma declaração por escrito explicando o pedido. O pedido teve que ser aprovado pelo IRS antes que o empregador pudesse ajustar a retenção de acordo com os desejos do funcionário.
Novo Regulamento
As novas regulamentações aprovadas em 2005 mudaram as diretrizes para o preenchimento do W-4 com o Internal Revenue Service. Embora a lei ainda exija que os funcionários submetam o W-4s, ele não exige o arquivamento automático dos formulários por parte do empregador em nenhuma circunstância.
Pedidos escritos
O IRS ainda pode enviar uma solicitação por escrito para um empregador enviar um W-4 para um funcionário especificado. A agência alega que agora usa outros meios para determinar se um funcionário está reivindicando isenções demais e tendo impostos muito pequenos retidos de seus contracheques. Após o recebimento do W-4, o IRS pode solicitar que um empregador aumente a retenção em casos apropriados, através do uso de uma carta "lock-in".
Letras de bloqueio
Ao decidir que a retenção é insuficiente para um funcionário específico, o IRS emite uma carta de "aprisionamento". A carta indica o número máximo de permissões para aquele empregado em particular e a data em que o empregador deve começar a reter de acordo com esse número. Quaisquer alterações futuras na retenção devem ser aprovadas pelo IRS. Uma cópia do funcionário da carta de aprisionamento deve ser fornecida ao funcionário ou, se apropriado, o empregador deve informar à Receita Federal que o funcionário não trabalha mais para a empresa. A carta de lock-in dá ao empregado um período de carência durante o qual ele pode enviar um novo W-4 e uma declaração de apoio.
