O Formulário 944 foi especificamente projetado pelo Internal Revenue Service para aliviar as pequenas empresas da necessidade de arquivar suas declarações de imposto retido na fonte a cada trimestre pelo Formulário 941. Esses dois formulários são usados para relatar deduções de imposto de renda federal, Medicare e Previdência Social retidas dos cheques dos empregados. O empregador também é obrigado a relatar suas contribuições ao Medicare e ao Seguro Social. Depois que você se registra como um empregador na Receita Federal, é muito difícil se qualificar para não enviar o Formulário 944, mesmo que você não tenha um único funcionário.
A ideia é que o pequeno empresário também precise apresentar seus impostos, mas, uma vez que estão arquivando quantias tão pequenas, não faz sentido prático arquivar seus impostos mais de uma vez por ano. Seria conveniente que eles pudessem acabar com isso em apenas um registro anual.
Formulário 944 vs. 941
Tanto o Formulário 941 como o Formulário 944 são usados pelos empregadores para relatar os impostos de emprego de seus funcionários. Então, como a situação parece para o Formulário 944 vs. 941?
A principal diferença entre os dois é que o Formulário 944 é arquivado anualmente, em vez de trimestral como o 941. Como empregador, você não tem permissão para usar os dois formulários no mesmo ano pelo mesmo período. Você pode usar um ou outro, dependendo de suas circunstâncias específicas. A maioria dos empregadores prefere apresentar o Formulário 941, o que significa que eles fazem o seu registro trimestralmente. É somente quando um empregador atende às qualificações que eles podem arquivar o Formulário 944.
Quem usa o formulário 944?
O formulário 944 tem um propósito específico, e é ajudar os menores empregadores a arquivar seus impostos sobre o emprego anualmente, em vez de trimestralmente. O IRS considera um empregador pequeno quando seus pagamentos de impostos pelo imposto de emprego não são mais de US $ 1.000 em um ano. No entanto, existem alguns outros requisitos que você deve cumprir para se qualificar para o Formulário 944.
Notificação do IRS
Há situações em que o IRS irá notificar um empregador que eles devem usar o formulário 944 para arquivar seus impostos de emprego. Quando isso acontece, o empregador é obrigado a apresentar o Formulário 944 por seus impostos sobre o emprego anualmente. Isso se aplica mesmo se o empregador preferir usar o formulário 941 para registrar seus impostos de emprego.
Às vezes, um novo empregador prevê que eles razoavelmente não pagarão mais de US $ 1.000 em impostos de emprego em seu primeiro ano de atividade. Se esse for o caso, eles podem apresentar o Formulário 944 e indicar suas expectativas nas linhas 13 e 14 do Formulário SS-4 ou SS-4PR ao mesmo tempo em que solicitam seu EIN ou número de identificação do empregador.
Se o empregador não fornecer essa informação quando estiver solicitando seu EIN, deverá usar o Formulário 941 para arquivar seus impostos sobre emprego trimestralmente.
Quem arquiva o formulário 944?
Não importa se você tivesse um único funcionário ou se tivesse 10; Contanto que você tenha funcionários no ano, envie o Formulário 944. Também não importa se os funcionários ganharam muito pouco dinheiro ou muito dinheiro naquele ano.
Seus requisitos de registro serão baseados nos salários que você pagou a seus funcionários durante o ano civil. É importante lembrar disso, pois há situações em que seus funcionários podem ter recebido salários no ano anterior, mas você os pagou no ano corrente. Conseqüentemente, seus requisitos de registro serão baseados nos salários pagos, independentemente do período em que foram ganhos.
Por exemplo, digamos que seus funcionários trabalharam em uma determinada semana, mas foram pagos uma semana depois. Acontece que esta foi a semana que viu a transição de dezembro para janeiro. Em janeiro, você emitiu a folha de pagamento para as horas que foram trabalhadas em dezembro. Você relatará todos os salários que você paga a seus funcionários ao IRS com base no ano civil. Isso significa que você deve enviar o Formulário 944 para todos os salários de dezembro que foram pagos em janeiro.
Empregadores sem funcionários
É razoável imaginar o que acontece quando você não tem funcionários. Você ainda deve enviar o formulário 944? Você deve arquivar o formulário 941? Existe algum outro tipo de formulário que você deve arquivar? Existem cinco situações a serem consideradas: negócios fechados; sem funcionários; mudança na estrutura do negócio; vendeu o negócio ou fundiu o negócio. Cada cenário tem regras diferentes para arquivamento.
Negócio fechado ou sem funcionários
Se você não tem funcionários, e não acha que vai contratar ninguém no futuro, espera-se que envie o Formulário 944 uma última vez.
Se você decidir encerrar seus negócios, também deverá enviar um formulário final 944.
Na página dois, parte três do formulário 944, espera-se que você marque a caixa e insira a data da sua folha de pagamento final. Você também deve incluir uma nota que informe ao IRS onde eles obterão registros de folha de pagamento e quem os reterá. Isso é importante, pois o IRS precisa saber que pode rastrear seus registros a qualquer momento, mesmo depois de fechar sua empresa. Portanto, você não deve deixar de registrar o Formulário 944.
Mudou sua estrutura legal de negócios
Digamos que sua empresa tenha começado como uma parceria e agora você queira convertê-la em uma única empresa. Neste caso, você terá que solicitar um novo número de identificação do empregador. E, em seguida, você pode enviar o Formulário 944. No entanto, você terá que incluir uma declaração no formulário que indique a natureza da alteração na estrutura do seu negócio, como a mudança de uma parceria para uma empresa individual. Você também terá que mencionar quando a mudança aconteceu e o nome e endereço da pessoa que mantém seus registros de folha de pagamento.
Você vendeu seu negócio
Se você vender sua empresa, a situação será semelhante à que acontece quando você está encerrando sua empresa. Você deve preencher um último Formulário 944 e relatar todos os salários que pagou a seus funcionários antes da venda do negócio. Qualquer salário pago pelo novo empregador aos funcionários após a venda será de responsabilidade do empregador.
Você fundiu seu negócio
A mesma regra usada para vender sua empresa se aplica se você mesclar sua empresa com outra. O que você está efetivamente fazendo é terminar um negócio e começar outro. Também pode ser considerada uma mudança na estrutura do seu negócio, como quando você o converte de uma empresa individual para uma parceria.Você deve preencher um último Formulário 944 e reportar todos os salários que pagou a seus funcionários antes da fusão ocorrer.
Em todas as circunstâncias, você deve se lembrar que o objetivo do Formulário 944 é permitir que o pequeno empresário arquive seus impostos convenientemente. Se você pagar mais de US $ 1.000 em impostos em um determinado ano e tiver vários funcionários, não só faz mais sentido arquivar o Formulário 941, como também é obrigatório.
