Voluntários oferecem seus serviços para suas instituições de caridade, igrejas e outras organizações de graça. Entretanto, embora os voluntários doem livremente seu tempo, muitas organizações não querem que seus voluntários tenham que pagar para se voluntariar porque usam sua própria gasolina e veículos para chegar ao trabalho voluntário e alguns até usam seus veículos pessoais para realizar o trabalho.. Se uma organização puder pagá-la, ela frequentemente reembolsará os voluntários por suas despesas de viagem. É preciso ter cuidado, no entanto, para não criar uma responsabilidade tributária para o voluntário.
Formulário W-9
O formulário W-9 é um pedido de número de identificação do contribuinte. No caso de voluntários, esses seriam os números da previdência social. Também pede o número de isenções que o voluntário tem. Se a organização oferecer reembolsos a voluntários, esse formulário precisa ser preenchido. Se os reembolsos não forem tributáveis, as informações não serão necessárias, exceto na contabilidade da organização, para mostrar para quem os reembolsos foram pagos.
Reembolso
Para não ser considerado renda, os reembolsos devem ser para as despesas de viagem reais que podem ser documentadas em um plano responsável. Isso significa que os voluntários precisam fornecer documentação de despesas e que qualquer reembolso sobre as despesas reais será devolvido. A documentação precisa mostrar a hora, o local, o objetivo comercial e o valor da despesa.
Despesas de transporte
As despesas de transporte são para custos de viagem locais. Embora isso geralmente seja feito em um carro, ele pode incluir passagens aéreas, passagens de ônibus, custos de transporte e tarifas de táxi. Além disso, quaisquer portagens e taxas de estacionamento. Para viagens em um veículo pessoal, pode ser difícil determinar os custos reais de coisas como troca de óleo ou abastecimento de gasolina. É mais fácil reembolsar o voluntário por quilómetro até a taxa de reembolso de quilometragem padrão federal.
Deduções de Viagem
O governo federal define as taxas de reembolso para negócios, caridade, consulta médica e movimentação de milhas a cada ano com base nos custos para operar um veículo. Se os voluntários são reembolsados mais do que a taxa federal, o excesso é considerado renda, caso em que as informações no formulário W-9 seriam necessárias. Se o voluntário for reembolsado a uma taxa mais baixa, o voluntário também poderá reivindicar a diferença entre a taxa de reembolso real e a taxa federal como uma dedução do imposto de renda federal.
