Uma subvenção de reembolso fornece financiamento para conceder aos beneficiários depois que as despesas foram incorridas. O beneficiado deve seguir um determinado procedimento para obter o reembolso das despesas do projeto. Os reembolsos são fornecidos em um cronograma de pagamento definido após a organização ter enviado documentos suficientes para verificar as despesas.
Começando seu projeto
Depois de receber sua notificação de que você está selecionado para receber um prêmio de subsídio, você pode começar suas atividades de projeto. Como você recebeu um subsídio de reembolso, espera-se que você tenha recursos para financiar essas atividades antecipadamente. Se os fundos do subsídio reembolsarão a contratação de pessoal ou a prestação de serviços a uma população específica, a organização deve ter demonstrado um histórico financeiro estável para realizar essas atividades. A maioria dos donatários é obrigada a ter pelo menos três anos de experiência para se qualificar para financiamento de subsídio por esses motivos.
Documentando Despesas
Para obter o reembolso, a maioria das agências de financiamento exige que você documente suas despesas. A documentação credível inclui recibos, faturas ou extratos de cartão de crédito. Mesmo que seja fornecida documentação suficiente, nem todas as despesas são elegíveis para reembolso. O governo federal forneceu orientação sobre as despesas permitidas que a concessão de financiamento pode reembolsar através do Escritório de Circulares de Gestão e Orçamento. Se você recebeu um subsídio federal, você deve aderir à Circular OMB para o seu tipo de organização. Há uma Circular OMB separada para entidades sem fins lucrativos, instituições de ensino superior e governos estaduais ou locais.
Desviando fundos
Agências federais exigem que você configure uma conta bancária para sacar seus fundos. A organização de concessão fornece orientação sobre com que frequência seu financiamento pode ser reduzido. Normalmente, a concessão pode ser feita mensalmente ou trimestralmente até que todo o financiamento tenha sido esgotado. Você deve enviar as despesas incorridas para sacar os fundos para esse período de relatório. Depois que os fundos forem transferidos para sua conta, você poderá creditar o dinheiro de volta à sua organização. Durante cada período de relatório, a organização deve apresentar as despesas para obter o financiamento remanescente.
Requisitos de relatório
No final do período de concessão, após todo o financiamento ter sido gasto, a organização é obrigada a manter em arquivo um registro de todas as despesas cobradas da concessão por um determinado período de anos. Para verbas federais, a organização terá que cumprir as auditorias da Receita Federal e do Inspetor Geral. Despesas que não são mantidas em arquivo podem ter que ser pagas de volta à agência concedente. A organização também deve manter registros dos resultados e resultados do projeto financiado por doações.
