As empresas dependem de seus contadores de folha de pagamento para gerenciar e coordenar o processo de folha de pagamento. Contadores de folha de pagamento registram as despesas associadas com as folhas de pagamento da empresa, os passivos incorridos e pagamento desses passivos. Contadores de folha de pagamento também coordenar o relatório de passivos de folha de pagamento nas demonstrações financeiras com o contador de contabilidade geral.
Entradas de folha de pagamento padrão
As empresas pagam seus funcionários com base em um cronograma de pagamento pré-determinado. Algumas empresas pagam semanalmente, algumas quinzenais e algumas mensais. Quando o contador da folha de pagamento registra a folha de pagamento regular, ela contabiliza os salários, as deduções da folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento do empregador. As deduções da folha de pagamento incluem o imposto FICA para a Previdência Social e o Medicare, o imposto de renda federal e o seguro de saúde. O valor líquido a ser pago aos empregados é registrado como folha de pagamento líquida a pagar. Os impostos da folha de pagamento do empregador incluem o imposto FICA, o imposto FUTA para o desemprego federal e o imposto SUTA para o desemprego estadual. Quando o contador faz a entrada, ela registra uma entrada de débito para pagar as despesas pelo valor total da folha de pagamento. Em seguida, ela registra uma entrada de crédito para o imposto FICA a pagar, o imposto de renda federal a pagar, o seguro de saúde a pagar e quaisquer outras deduções do contracheque do empregado. Ela faz uma entrada de crédito final na folha de pagamento líquida pagável. O contador registra, então, a responsabilidade do imposto sobre a folha de pagamento do empregador. Ela debita despesas com imposto sobre folha de pagamento e créditos FICA a pagar, FUTA a pagar e SUTA a pagar. FICA imposto a pagar, imposto de renda federal a pagar, seguro de saúde a pagar, folha de pagamento líquida a pagar, imposto FUTA a pagar e imposto SUTA a pagar são todas as contas passivas de folha de pagamento.
Pagamento do Passivo da Folha de Pagamento
Quando o contador paga o saldo em cada conta do passivo de folha de pagamento, ele registra o pagamento nos registros contábeis. Ele debita cada conta do passivo de folha de pagamento para o saldo e credita em dinheiro pelo valor total.
Acréscimos de Responsabilidade na Folha de Pagamento
Às vezes, o período de pagamento cruza entre dois períodos contábeis, como o final do mês. No final do primeiro período, o contador registra a despesa da folha de pagamento e o passivo da folha de pagamento para a parte da folha de pagamento atribuível ao primeiro período. Ela aceita a porcentagem do período de pagamento que se aplica ao primeiro período e multiplica esse valor pelo valor total da folha de pagamento. As deduções na folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento do empregador são calculados com base no valor total da folha de pagamento que se aplica ao primeiro período. O contador cria os mesmos lançamentos contábeis para registrar os passivos de folha de pagamento padrão usando esses valores. Quando o próximo período começa, o contador inverte a entrada de acumulação do passivo da folha de pagamento. Isso permite que ela continue gravando as entradas de responsabilidade da folha de pagamento normalmente.
Relatório Financeiro do Passivo da Folha de Pagamento
Os passivos de folha de pagamento identificam os valores que a empresa deve a várias agências governamentais, funcionários e provedores de planos de saúde. As empresas pagam os passivos de folha de pagamento em um curto período de tempo, o que qualifica essas contas como passivo circulante. O contador relata o passivo circulante no balanço patrimonial no início da seção de passivos.
