Desktops puros e gavetas organizadas apenas arranham a superfície do que significa boa organização. Em vez disso, fazer com que seus funcionários se organizem frequentemente significa ir atrás dos bastidores e atacar a organização do escritório de dentro para fora. Também pode significar incorporar um pouco de pensamento criativo, bem como medidas tradicionais e óbvias, na sua abordagem para organizar os funcionários.
Pare de multitarefa
Embora possa parecer que a multitarefa é uma boa maneira de fazer mais trabalho, trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo reduz a produtividade e frustra suas tentativas de organizar os funcionários. Segundo a American Management Association, a redução líquida na produtividade pode chegar a 75%. Estabeleça uma regra clara que exija que seus funcionários priorizem atividades e tarefas e trabalhem primeiro na tarefa ou atividade de maior prioridade. Isso não apenas melhora a produtividade e reduz o estresse, mas também resulta em melhor fluxo de trabalho organizado.
Configurar um repositório de informações
Identifique e configure um local central, como uma estrutura de aplicativo baseada na Web ou uma unidade de rede compartilhada, para armazenar formulários, modelos de documentos, cópias de políticas da empresa e qualquer outra informação que os funcionários compartilhem ou acessem com frequência. Ter um local para armazenar informações comumente acessadas facilita o acesso e ajuda a manter todos organizados. Da mesma forma, uma empresa central compartilhada ou um calendário de departamento informa a todos sobre o que está acontecendo e ajuda os funcionários na criação de planos diários e semanais.
Reuniões e Comunicações
Estabeleça expectativas claras, delegue tarefas e informe antecipadamente as mudanças quando possível. Permitir que os funcionários saibam o que você espera e o que você quer que eles trabalhem permite planejamento antecipado e melhor organização. Realize reuniões individuais ou em grupo semanais ou mensais para avaliar o progresso no cumprimento das metas atribuídas.Abordar boa organização diretamente através de workshops, palestrantes e trabalhar com funcionários que lutam para melhorar suas habilidades organizacionais. Incentive a anotação durante as reuniões para reduzir a chance de que o esquecimento afete a boa organização.
Dê tempo ao planejamento
Exija que os funcionários reservem 15 minutos para planejamento no final de cada dia. Inclua 15 minutos adicionais todas as sextas-feiras à tarde para revisar a programação da próxima semana e se preparar para a próxima semana. Ajudar seus funcionários a melhorar suas habilidades de planejamento também melhora a organização, permitindo que preparem materiais ou informações com antecedência. O planejamento antecipado também pode ajudar os funcionários a ver onde eles podem estar tentando encaixar-se demais em um dia de trabalho, o que indica a necessidade de priorizar novamente as metas diárias ou pedir ajuda.
