Toda empresa, grande ou pequena, completa projetos durante o curso normal dos negócios. Alguns projetos são concluídos sem problemas, enquanto alguns nunca saem do papel. Os projetos concluídos com êxito geralmente eram iniciados usando uma estrutura de gerenciamento de projetos para dividir o projeto em partes gerenciáveis.
Estrutura de gerenciamento de projetos definida
A Monash University, uma das maiores universidades internacionais da Austrália, define uma estrutura de gerenciamento de projetos como um conjunto de ferramentas de processo e modelos projetados para serem usados juntos para gerenciar um projeto durante seu ciclo de vida. Em termos mais claros, uma estrutura de gerenciamento de projetos é como um projeto é gerenciado até a conclusão. Um projeto tem um ciclo de vida natural que começa antes de ser iniciado e evolui até que o projeto seja concluído. Existem etapas naturais para um projeto: iniciar, planejar, executar, controlar e fechar. A Universidade do Norte do Texas fornece um recurso detalhado de gerenciamento de projetos, o Manual de Gerenciamento de Projetos, que detalha a importância de cada etapa.
Iniciando
Este é o começo de um projeto que oferece a oportunidade de fornecer razões específicas sobre o valor do projeto para as partes interessadas. As partes interessadas podem ser qualquer pessoa direta ou indiretamente afetada pelo projeto. O estágio inicial requer que o gerente do projeto defina o escopo e os objetivos do projeto, identifique o patrocinador do projeto e a quantidade total de recursos do projeto, e identifique a necessidade do projeto.
Planejamento
Esta etapa experimenta alguma sobreposição com o início, mas geralmente é definida como a associação dos principais fatores de planejamento com o projeto. Algumas atividades principais de planejamento são: planos orçamentários, cronogramas, plano de aquisições, requisitos da equipe do projeto e recrutamento e riscos do projeto.
Executando
A fase de execução é a fase mais longa do ciclo de vida de um projeto e envolve a medição de todas as tarefas concluídas, avaliando as tarefas em relação à medida de qualidade definida pelas partes interessadas. Para que esse processo seja bem-sucedido, as medidas de qualidade precisam se adequar à definição SMART. Todas as medidas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e oportunas.
Controlando
Esta fase assegura que todas as tarefas atribuídas às diferentes fases do projeto foram analisadas e cumpriram os padrões de qualidade do projeto. Esse estágio é semelhante ao estágio de execução, mas sua finalidade é realmente medir o desempenho do projeto, comparar o desempenho real com o desempenho esperado e corrigir quaisquer discrepâncias no desempenho ou na qualidade do projeto.
Fechamento
A etapa final do ciclo de vida do projeto pode ser a mais importante; Para que um projeto seja considerado concluído, todas as tarefas do projeto devem ser concluídas com êxito. O estágio final de um projeto requer que o gerente de projeto conclua uma auditoria do projeto, realize as reuniões finais do projeto, arquive e envie todos os documentos relacionados ao projeto. Uma vez que os documentos tenham sido submetidos, o gerente do projeto deve apresentar um relatório de fechamento do projeto e ter o relatório endossado pelo comitê diretor ou patrocinador do projeto.
