Dizer adeus nunca é fácil, seja uma relação pessoal ou profissional que você está deixando. Mas quando você está se separando de seus clientes, seja qual for o motivo, é importante ser intencional, transparente e com muito tato ao compartilhar as notícias. Seus clientes desempenharam um papel importante na sua empresa e você deve tratá-los como tal.
Crie uma carta significativa
Escrever cartas de despedida para os clientes não precisa ser complicado. Mas isso precisa ser feito em tempo hábil. Muitos de nós correm através dos finais por medo das emoções que surgirão ou são mal planejados ou ignorados inteiramente à medida que avançamos em nossa própria direção. Não precisa ser assim. Marque a ocasião e respeite o papel que seus clientes desempenharam em sua empresa.
Conheça o seu leitor
Pode parecer óbvio, mas é importante ter claro o motivo da correspondência para os clientes. Você está saindo do negócio? Você está se aposentando? Ou você está eliminando os clientes "problemáticos" da sua empresa? Você tem um relacionamento mais formal com seus clientes ou é mais casual? Ser claro em quem a carta é dirigida e seu relacionamento com eles irá ajudá-lo a determinar como escrever com as questões de endereçamento de voz apropriadas em mãos.
Por exemplo, se você está escrevendo cartas de despedida para um grupo de clientes indesejáveis, você pode usar o que é chamado de abordagem de bode expiatório, que diz ao seu
Seja Sucinto, Mas Quente
As chances são, seja qual for o motivo, sua carta afetará seus clientes. Quando você está escrevendo sua carta, pense em sua mensagem. Use uma linguagem clara e concisa, mas use um tom amigável e acessível. Você está transmitindo informações para o seu cliente e é importante ser o mais sucinto possível. Explicações longas com detalhes não são necessárias;
Não enterre as notícias
Nas relações profissionais, o primeiro parágrafo da carta de despedida deve indicar claramente que a relação com o cliente está sendo encerrada, o cronograma e o status dos serviços acordados em quaisquer contratos ou acordos previamente emitidos. Ao fazer isso, você define o tom e deixa sua correspondência clara. Tentando sugarcoat a rescisão ou enterrar as más notícias só será confuso para o cliente.
Prepare seus clientes para a mudança
Nos casos em que você está se despedindo de seus clientes porque está deixando a empresa, fique claro sobre o que acontece a seguir. Os clientes devem ter uma boa compreensão até o final da carta por que você está saindo, sua linha do tempo e o que eles podem esperar. Sempre inclua uma maneira de seu cliente entrar em contato com sua empresa e informá-lo sobre as próximas etapas.
Escrever uma carta de despedida ao seu cliente não precisa ser uma experiência negativa. Na verdade, isso pode aumentar sua credibilidade e profissionalismo. Mantê-lo simples, conciso e claro e as chances são, suas ações serão apreciadas.
