Um funcionário que está saindo pode causar uma série de dores de cabeça em uma empresa, incluindo uma interrupção no atendimento ao cliente, deserções de clientes e perda de vendas. Usar uma carta de anúncio para avisar os clientes sobre a saída do funcionário pode ser uma estratégia positiva e proativa de relações públicas para ajudá-lo a transformar um possível limão em limonada.
Defina seus objetivos para a carta
Decida por que você deseja ou precisa entrar em contato com seus clientes para informá-los sobre a saída de um funcionário. Use uma lista de marcadores para ajudá-lo a personalizar diferentes cartas para as diferentes necessidades dos clientes que você entrará em contato. Por exemplo, você pode precisar tranquilizar alguns clientes de que não haverá interrupção em suas entregas ou atendimento ao cliente. Talvez você precise informar a outros clientes que eles têm um novo contato em sua empresa, quem será essa pessoa e que o novo representante os chamará. Talvez você queira abordar rumores, informar os clientes de que o funcionário que está saindo tem uma cláusula de não concorrência que você pretende impor ou que o funcionário está saindo em boas condições.
Fale com o empregado
Reúna-se com o funcionário para discutir seu plano para entrar em contato com os clientes. Peça ao funcionário dicas para se comunicar com clientes específicos, com base em suas relações com eles, conhecimento de sua história e necessidades e pensamentos sobre suas possíveis preocupações. Pergunte ao funcionário se ele gostaria de comunicar o motivo da partida ou se deveria deixar isso de lado. Mesmo se você estiver se separando de um funcionário em condições ruins, nenhum de vocês deve queimar pontes e prejudicar a reputação de alguém no mercado.
Decidir sobre os destinatários
Escreva uma lista dos destinatários da carta, para que você possa adaptar o conteúdo a cada um deles. Documente as razões pelas quais você está escrevendo cada cliente ao lado do nome do cliente e faça anotações sobre qualquer conteúdo específico que você deseje incluir ou omitir na carta desse cliente.
Escreva o primeiro rascunho
Escreva o primeiro rascunho da carta, endereçando o cliente pelo nome. Comece por oferecer uma garantia, como “A XYZ Co. sempre se orgulhou de nossa capacidade de fornecer excelente atendimento ao cliente por meio de nossa equipe profissional treinada.” Então, avise o cliente de que seu funcionário está saindo e por que, se você tiver decidiu incluir essa informação. Resolva todas as preocupações que o cliente possa ter e diga como você as abordará. Apresente o novo contato do cliente e suas informações de contato e inclua todas as datas de transição aplicáveis. Adicione um postscript que chame qualquer informação importante que você queira destacar, como o fato de que o novo contato ligará para se apresentar nesta semana. Termine com um convite para o cliente entrar em contato com você pessoalmente se o cliente tiver alguma dúvida.
Finalize a carta
Peça aos principais gerentes e ao novo contato de cada cliente que revisem seu rascunho das diferentes cartas criadas para solicitar entrada. Depois de receber informações sobre o primeiro rascunho da carta do cliente, crie as cópias finais. Deixe que os membros da equipe apropriados vejam o rascunho final antes de assiná-lo e distribuí-lo.
