Como manter registros corporativos. A manutenção adequada dos registros corporativos pode ser fundamental para o sucesso da organização. Siga esses passos.
Itens que você precisará
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Computador com acesso à Internet
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Sistema de arquivamento
Entenda quais são os registros corporativos
Mantenha um controle claro e eficiente das decisões corporativas através do uso de atas de reuniões e outras anotações feitas. Os registros corporativos incluem todos os documentos importantes relacionados ao seu negócio, desde contratos até resoluções de contratação corporativa e formulários de aprovação de locação de imóveis.
Saiba que manter registros corporativos não é a tarefa que parece ser quando você está iniciando uma corporação. No futuro, você se referirá a esses registros para determinar as metas da empresa, as contribuições dos parceiros e até mesmo para resolver disputas internas sobre a direção e missão corporativa.
Registre todas as principais decisões corporativas. Se você não tiver certeza, registre-o. Com recursos de digitalização modernos e gerenciamento de papel externo, é bom ter arquivos grossos e pesados como registros de reuniões corporativas. Um índice completo economizará tempo no futuro quando a informação for necessária.
Saiba quando gravar
Anote as atas de reuniões anuais de acionistas e reuniões de diretores, mesmo quando elas ocorrem em uma teleconferência ou pela Internet. Estes tendem a ser menos formais do que as reuniões internas, mas é sempre aí que as melhores ideias são discutidas.
Saiba que as resoluções, sejam aquelas entre parceiros ou aquelas decididas pelos funcionários da empresa, são tão fortes quanto o papel em que são escritas. Acordos verbais têm pouco peso nas configurações corporativas, razão pela qual a manutenção de registros corporativos é tão importante.
Dicas
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Mantendo um guia de registros corporativos no escritório ajudará qualquer pessoa designada como guardião de registros para formatar e indexar corretamente os minutos. Quando os registros devem ser enviados para fora do local, mantenha as cópias no escritório e em um local externo à prova de incêndio. O tempo que você gasta mantendo um livro de registros corporativos geralmente depende do tamanho da empresa. Grandes empresas podem precisar contratar um funcionário especificamente para lidar com registros. As pequenas empresas geralmente conseguem passar cerca de uma hora por semana atualizando os registros.
Aviso
Não pense que você não tem tempo para registrar adequadamente suas decisões corporativas. Manter um livro de registos corporativos bem indexado pode poupar tempo e dinheiro, e pode salvá-lo quando confrontado com o litígio no futuro. Um livro de registros corporativos contém informações confidenciais essenciais para sua empresa. Nunca leve para casa ou remova-a do local de trabalho. Você não quer ser responsabilizado por sua perda.
