Uma resposta eficaz a uma carta solicitando informações fornece ao cliente as informações solicitadas imediatamente, evitando frases ou preenchimentos supérfluos. Responder às solicitações de informações dos clientes em tempo hábil aumenta a credibilidade de sua empresa.
Abertura
Insira o nome do cliente e as informações de contato no canto superior esquerdo da carta, no formato padrão de envio de cartas. Por exemplo:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Abaixo do endereço do cliente, insira a data em que você está redigindo a carta.
Use o primeiro nome do cliente para personalizar a carta em vez do genérico "Prezado Cliente". A primeira linha após a saudação deve deixá-lo saber que a carta é de fato uma resposta ao seu pedido de informação: "Querido John, Em resposta ao seu pedido de informação …"
Carta corpo
Tenha a carta do cliente à sua frente enquanto você redige sua resposta. Leia a carta novamente para garantir que você entenda claramente as informações solicitadas. Se o cliente quiser mais de uma informação, destacar os vários itens para garantir que você não deixe nenhuma informação de fora. Em seguida, no corpo da carta, endereço de cada item em formato de lista. Se aplicável, use os elementos de formatação de lista de pontos ou numerados fornecidos em seu programa de software.
Fechamento
Convide o cliente a agir com base nas informações que você forneceu e voltar a se envolver com o seu negócio, aconselha Cynthia Perun em Empreendedor. Se você puder ajudar o cliente a fazer um pedido on-line a partir do local de sua empresa, por exemplo, convide-o a ir até a loja para fazê-lo. Inclua seu número de telefone comercial, endereço de e-mail e endereço do site. Não há problema em repetir essa informação no fechamento da carta - e convide o cliente a contatá-lo se ele precisar de informações de acompanhamento.
Dicas
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Erros tipográficos e erros gramaticais refletir mal em seus negócios. Antes de enviar qualquer correspondência aos clientes, incluindo respostas a solicitações de informações, peça ao seu assistente administrativo ou a um colega de trabalho para revisar as cartas pelo menos duas vezes.
