Quando uma investigação interna leva a uma ação disciplinar ou legal, você precisará escrever um relatório de investigação para apoiar seu caso. Apresentar os resultados de forma clara e factual pode construir um registro indiscutível, enquanto um relatório mal escrito tem o potencial de enfraquecer seu caso. Todo proprietário de empresa deve saber o que incluir em um relatório de investigação e o formato que deve seguir.
O básico
Um relatório de investigação funciona para fornecer fatos e às vezes fazer recomendações baseadas em fatos e na natureza das alegações. Concisão e objetividade são tão vitais quanto informações precisas são para estabelecer credibilidade. Um relatório formal de estilo de estrutura de tópicos escrito na primeira pessoa também adiciona credibilidade. Para relatórios longos, um índice e páginas numeradas podem facilitar muito a localização de informações específicas. Incluir uma folha de rosto, mesmo para um relatório curto, é importante para a privacidade das informações.
Abrindo Seções
A primeira seção do relatório deve incluir informações básicas, como os nomes do remetente e do destinatário, e uma linha de tópico que identifique o assunto da investigação. Na segunda seção, identifique o reclamante, descreva as alegações ou alegações, especifique a data inicial e final do inquérito e identifique as fontes de informação e evidência usadas para conduzir a investigação ou compile o relatório. Listas com marcadores são úteis para facilitar a leitura de informações nesta seção.
Fatos e descobertas investigativas
Apresentar descobertas de fatos em uma lista com marcadores, em parágrafos narrativos ou em uma combinação de ambos. Os resultados devem descrever cada etapa da investigação em ordem cronológica e incluir datas e horas sempre que possível. Embora você possa incorporar evidências de apoio na seção de descobertas, fazer referência e, em seguida, anexar evidências como exposições no final do relatório, geralmente é uma opção melhor, pois não interrompe o fluxo do relatório. Isso inclui declarações de testemunhas, fotografias, e-mails de vídeos, documentos e arquivos digitalizados.
Conclusão
Termine o relatório com um ou mais parágrafos narrativos em que você resuma a investigação e, se apropriado, recomende como avançar. Um resumo deve incluir uma declaração das violações e fornecer informações suficientes para que o leitor compreenda o que justificou a investigação sem ler todo o relatório. As recomendações devem ser etapas acionáveis que correspondam à gravidade da alegação, às evidências apresentadas, às implicações legais e ao seu código de conduta ou política de comportamento do funcionário.
