Embora os bancos rurais possam executar exatamente as mesmas funções que suas contrapartes urbanas e suburbanas, os bancos rurais enfrentam riscos especiais por causa de suas pequenas equipes e porque seus orçamentos para manter e melhorar os controles podem ser limitados. Os auditores irão auditar os bancos rurais usando os mesmos programas que fariam para qualquer outro banco, mas darão atenção especial às áreas de maior risco.
Controle Duplo
O controle duplo exige que dois funcionários do banco compartilhem o acesso a um cofre, com cada funcionário mantendo diferentes meios de acesso. Sem os dois funcionários, o cofre não pode ser aberto. Como os bancos rurais podem não ter pessoal adequado para garantir um controle duplo efetivo, os meios de acesso, como chaves e combinações, podem ser compartilhados ou os funcionários podem ficar sozinhos com ativos não garantidos. Os auditores usarão os registros de chaves e combinações do banco para garantir que apenas pessoal autorizado tenha chaves e que haja um backup adequado se um portador de chave ou combinação telefonar para um doente. Ambos os funcionários com controle duplo devem permanecer presentes enquanto o cofre estiver aberto para contabilizar todas as transações.
Controle exclusivo
Os bancos rurais podem optar pelo controle exclusivo de alguns ativos, incluindo o cofre de dinheiro, cheques, títulos de poupança e ordens de pagamento. O controle exclusivo exige que apenas um indivíduo seja autorizado a acessar os ativos sob seu controle. Se esse funcionário estiver ausente, nenhum outro funcionário poderá obter acesso. O controle exclusivo pode ser entregue durante os períodos de férias, mas somente após uma contagem completa de ativos e a documentação da mudança de controle.
Os auditores irão comparar os dias de doença tomados pelos funcionários com responsabilidade de controle exclusivo aos registros que mostram o acesso aos ativos sob controle exclusivo. Eles garantirão que ninguém mais tenha acessado os ativos sem uma alteração de controle documentada.
Separação de deveres
Devido ao pequeno número de funcionários, um funcionário do banco rural pode executar tarefas conflitantes, como preparar boletos de crédito ou débito e manter as declarações do cliente. As inscrições podem ser feitas em contas de clientes e não são detectadas porque os clientes não recebem suas declarações. Cada banco deve manter uma matriz que liste cada funcionário e as atividades manuais e do sistema para demonstrar que as obrigações estão efetivamente separadas. Se o banco não tiver uma matriz, deve-se preparar e verificar a efetiva separação de funções.
Período de férias
O Gabinete do Controlador da Moeda recomenda que os funcionários em cargos sensíveis, como credores ou funcionários do cofre, tirem um mínimo de duas semanas consecutivas de férias durante o ano. Os bancos rurais podem não conseguir observar esse padrão por causa de pequenas equipes. Se uma política de férias obrigatória não for aplicada, os auditores devem identificar e testar os controles de compensação, incluindo o dinheiro surpresa e as contagens de ativos.
Bloqueios e Códigos de Alarme
Alterar bloqueios e códigos de alarme ajuda a garantir que pessoas não autorizadas não acessem o interior do banco. Bloqueios externos e códigos de alarme devem ser alterados quando um funcionário com uma chave ou código é acionado, renuncia ou é demitido.Os bancos rurais podem ter orçamentos limitados e optar por não alterar os bloqueios após as rescisões. Os auditores devem expandir seus procedimentos de auditoria para revisar todas as rescisões de pessoal após cada auditoria e comparar datas de saída com faturas de serralheiro e alterações no sistema de alarme.
