Novos funcionários devem preencher muitos formulários exigidos pelo governo ao iniciar um trabalho. Alguns formulários confirmam sua identidade, enquanto outros ajudam a determinar quanto imposto será cobrado do seu pagamento. Você também precisará fornecer prova de sua identidade e prova de que tem o direito de trabalhar legalmente nos Estados Unidos.
Seu W-2
O formulário W-2 é emitido anualmente, geralmente em janeiro. É um registro dos ganhos de um funcionário, contribuições para aposentadoria patrocinadas pelo empregador e impostos federais, estaduais e locais. Também revela quanto você pagou nos sistemas de Seguro Social e Medicare. O W-2 fornece o endereço comercial e o número de identificação fiscal do seu empregador, e você recebe várias cópias para dar a cada autoridade fiscal. Nenhuma identificação é necessária para obter o seu W-2. É enviado para o seu endereço ou administrado com o seu pagamento. O W-2 é a fonte dos dados de renda que os contribuintes usam para registrar o imposto de renda.
Seu W-4
O formulário W-4 é preenchido no seu primeiro dia de trabalho e também não requer documentos de identificação. Ela ajuda o seu empregador a determinar quanto de impostos federais deve ser retido do seu contracheque. Você se declarará "solteiro" ou "casado" ou "casado, mas reterá uma taxa única mais alta". Você também reivindicará seus dependentes neste formulário; mais dependentes iguais menos impostos removidos do seu pagamento. No entanto, tenha cuidado ao reivindicar isenções demais, pois isso pode resultar na retenção de pouco imposto e, como resultado, você pode ser penalizado no tempo do imposto.
Seu I-9
O I-9 é o formulário que os empregadores usam para determinar se um funcionário pode trabalhar legalmente nos Estados Unidos. O I-9 é usado em conjunto com o W-4 quando um novo funcionário inicia um trabalho; os formulários são preenchidos ao mesmo tempo. Os funcionários devem fornecer pelo menos dois documentos oficiais que comprovem o status de trabalho legal. Esses documentos incluem passaporte americano, cartão de residente permanente, documento de autorização de trabalho, carteira de motorista estadual, carteira de identidade dos EUA, documento escolar com foto, cartão de eleitor, cartão militar, cartão do Seguro Social e certidão de nascimento. Outros documentos também podem se qualificar; seu empregador poderá confirmar a elegibilidade.
Por que eles são necessários?
Esses documentos, que são difíceis de reproduzir e são essenciais para provar os direitos legais, são usados para garantir que os empregadores e funcionários paguem sua parte legal dos impostos. Os documentos garantem aos empregadores que os novos funcionários não estão no país ilegalmente. Os ganhos dos empregados, relatados no W-2, refletem as informações fornecidas nos formulários I-9 e W-4. Esses ganhos também são reportados ao governo federal, e se o empregado não apresentar uma declaração de impostos, não demorará muito para que o Tio Sam atinja seu devido crédito.
